Varauskalenterien luominen ja muokkaaminen tapahtuu varauskalenterin vasemmalta puolen varauskalenterilistan yläpuolelta. Vihreällä plus-painikkeella luot uuden varauskalenterin, sinisellä kynä-painikkeella muokkaat valittuna olevaa kalenteria ja punaisella raksi-painikkeella poistat kalenterin.


Useimmiten varauskalenterit luodaan DomaCaren käyttöönoton yhteydessä eikä asiakkaan tarvitse välttämättä itse tehdä kalentereita. On kuitenkin hyvä osata muokata varauskalentereita, joka tapahtuu käytännössä samalla tavalla kuin kalenterin luominen, mutta painamalla Luo-painikkeen sijaan Muokkaa-painiketta. Tärkeimmät osiot muokkauksen kannalta ovat vaiheet 4, 5 ja 6.


Varauskalentereita voi olla useita yrityksen tarpeen mukaan esimerkiksi yksiköittäin jaoteltuna Kotihoito Oulu, Kotihoito Helsinki ja Kotihoito Tampere. 


Tämä ohje on jaoteltu varauskalenterin luomisen / muokkaamisen eri vaiheiden mukaan.



1. YLEINEN DATA


Luotaessa tai muokattaessa varauskalenteria ensimmäinen näkymässä on varauskalenterin yleinen data eli muun muassa nimi ja oletusasetukset.


a) Anna nimi varausosiolle.


b) Voidaan asettaa kalenterin sarakkeen leveys. Yleisimmin 60 minuuttia, mutta voidaan asettaa 30 minuuttia tai 120 minuuttiakin.



c) Oletusnäkymäksi valitaan yleensä tehtävät, mutta halutessa voi laittaa jonkun muunkin. Esimerkiksi jos olisi kyse huonevarauksista niin laittaisimme tähän kohtaan Resurssit.



Näkymää voi vaihtaa normaalisti myös kalenterin yläpuolella olevista välilehdistä, mutta oletuksena aukeaa se näkymä joka varauskalenteriin on määritetty.



d) Oletus aikanäkymä on yleensä päivänäkymä eli varauskalenteri näyttää yhden päivän tehtävät koko näytöllä.



Näkymää voi vaihtaa normaalisti myös kalenterin yläpuolisesta valikkorivistö.



e) Oletus näkymän koko eli käytännössä onko kalenterin merkinnät minkä kokoisina. Pienellä saat tiiviimmän näkymän, jos varauskalenterissa on paljon työntekijöitä.



Näkymän kokoa voi vaihtaa normaalisti myös kalenterin yläpuolisesta valikosta.



2. TYYPPI


Tyyppi-osiossa voidaan valita eräitä oletusasetuksia varauskalenterille. Perusvalintoina aktivoidaan yleensä ainakin seuraavat kohdat:


  • Alkuajan lisäasetukset (optimointi): Tämä liittyy kotihoidon reittioptimointiin.
  • Käytä varaustyyppejä: Varaustyypit löytyvät varausosion vasemmasta alalaidasta laatikoihin aseteltuna ja niitä voidaan määritellä tarkemmin Määritykset-välilehdeltä. Suosituksena on, että ne otetaan käyttöön sillä niihin voidaan kytkeä erilaisia laskutusperusteita.
  • Suodata poistetut asiakkaat
  • Suodata poistetut työntekijät


HUOM. Älä näytä toisten varausyksiköiden ryhmiä -täppä ei ole pakollinen laittaa päälle. Sitä kannattaa käyttää silloin, jos on esim. Espoo 1 ja Espoo 2 -tyyppinen ratkaisu, jossa samoja asiakkaita on kahdessa eri varausosiossa.



Ikkunan alemmassa osiossa voidaan valita mitkä kaikki tekijät yhdistetään luotavassa / muokattavassa varauskalenterissa. Useimmiten valittuna ovat työntekijät ja asiakkaat.


  • Resurssit ja asiakkaat (esimerkiksi huonevarauksen tilanteessa).
  • Työntekijät ja asiakkaat (esimerkiksi kotikäynnit tilanteessa).
  • Työntekijät ja resurssit (esimerkiksi yrityksen autovarauskalenteri).


3. YKSIKÖN VALINTA


Valitaan varauskalenteriin kytketyt yksiköt, joiden työntekijöille ja asiakkaille voidaan kohdistaa varauksia (tehtäviä) tässä varauskalenterissa. Ikkunan oikealla puolen on ne yksiköt jotka varauskalenteriin on kytketty ja vasemmalla puolen yksiköt jotka eivät ole kalenterissa. Yksiköitä voi vaihtaa puolelta toiselle tuplaklikkaamalla tai keskellä olevia nuolien avulla.



4. RESURSSIN VALINTA


Resursseihin kuuluvat edellisellä sivulla valittujen yksiköiden asiakkaat ja työntekijät. Eli käytännössä tässä näkymässä valitaan ne työntekijät ja asiakkaat, jotka näkyvät varauskalenterinäkymässä. Kalenteriin kytketyt resurssit näkyvät oikealla puolen ja muut valittavissa olevat vasemmalla puolen, lisäät ja poistat resursseja tuplaklikkaamalla tai keskellä olevien nuolien avulla.


Jos ylälaidassa on valittuna täppä kohdassa Kaikki yksikön asiakkaat niin ohjelma siirtää automaattisesti varauskalenterin resursseiksi (eli oikean puoleiselle listalle) kaikki yksiköihin kytketyt asiakkaat.


Työntekijöitä ei yleensä kytketä kaikkia sillä joukossa voi olla myös hallintohenkilökuntaa, joille ei ole tarvetta asettaa tehtäviä varauskalenterin kautta. Tämän vuoksi tulee jokainen uusi työntekijä jolle halutaan asettaa tehtäviä käydä erikseen lisäämässä tässä näkymässä varauskalenteriin.


HUOM. Tällä sivulla sinun tulee aina lisätä uudet työntekijät resurssiksi varauskalenteriin, jotta heille voidaan asettaa tehtäviä kalenterissa. Samalla tavalla tätä kautta myös poistetaan työntekijät jotka eivät ole enää töissä.



5. TUOTTEEN VALINTA


Valitaan tuotteet jotka kytketään varauskalenteriin eli ovat valittavissa tehtävien laskutuspohjaksi. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kun tehtävä kuitataan valmiiksi (eli näkyy varauskalenterissa vihreänä) niin sen taustalle asetettu tuote siirtyy laskutettavaksi asiakkaalta (tai muilta tuotteen taakse määritellyille maksajilta). 


Lue lisää yksikkötuotteiden luomisesta täältä ja sopimustuotteista täältä.



6. OIKEUDET


Määritetään oikeudet käyttäjille varauksien (tehtävien) hallinnoimiseksi.


Oikeustasot


  • Kaikki = Käyttäjä pääsee muokkaamaan varausosiota
  • Muokkaa var. = Käyttäjä voi tehdä muutoksia varauskalenteriin ja lisätä tehtäviä myös mobiililla
  • Näytä = Käyttäjä pääsee katsomaan tehtäviä ja mobiililla ainoastaan omia tehtäviään



7. VARAUSTYYPIT


Tässä osiossa voit kytkeä aiemmin luodut varaustyypit kalenteriin.


Katso ohjeet varaustyyppien luomiseen täältä »