Varausosioiden luominen ja muokkaaminen tapahtuu varauskalenterin vasemmalta puolen varausosiolistan yläpuolelta. Vihreällä plus-painikkeella luot uuden varausosion, sinisellä kynä-painikkeella muokkaat valittuna olevaa varausosiota ja punaisella raksi-painikkeella poistat varausosion.
Useimmiten varausosiot luodaan DomaCaren käyttöönoton yhteydessä eikä asiakkaan tarvitse välttämättä itse tehdä varausosioita. On kuitenkin hyvä osata muokata varausosioita, joka tapahtuu käytännössä samalla tavalla kuin varausosion luominen, mutta painamalla Luo-painikkeen sijaan Muokkaa-painiketta. Tärkeimmät osiot muokkauksen kannalta ovat vaiheet 4, 5 ja 6.
Varausosioita voi olla useita yrityksen tarpeen mukaan esimerkiksi yksiköittäin jaoteltuna Kotihoito Oulu, Kotihoito Helsinki ja Kotihoito Tampere.
Tämä ohje on jaoteltu varausosion luomisen / muokkaamisen eri vaiheiden mukaan.
1. YLEINEN DATA
Luotaessa tai muokattaessa varausosiota ensimmäinen näkymässä on varausosion yleinen data (sivu 1/8) eli muun muassa nimi ja oletusasetukset.
1) Anna nimi varausosiolle.
2) Voidaan asettaa varausosion sarakkeen leveys. Yleisimmin 60 minuuttia, mutta voidaan asettaa 30 minuuttia tai 120 minuuttiakin.
3) Oletusnäkymäksi valitaan yleensä tehtävät, mutta halutessa voi laittaa jonkun muunkin. Esimerkiksi jos olisi kyse huonevarauksista niin laittaisimme tähän kohtaan Resurssit.
Näkymää voi vaihtaa normaalisti myös varauskalenterin yläpuolella olevista välilehdistä, mutta oletuksena aukeaa se näkymä joka varausosioon on määritetty.
4) Oletus aikanäkymä on yleensä päivänäkymä eli varausosio näyttää yhden päivän tehtävät koko näytöllä.
Näkymää voi vaihtaa normaalisti myös varauskalenterin yläpuolisesta valikkorivistö.
5) Oletus näkymän koko eli käytännössä onko varausosion merkinnät minkä kokoisina. Pienellä saat tiiviimmän näkymän, jos varauskalenterissa on paljon työntekijöitä.
Näkymän kokoa voi vaihtaa normaalisti myös varauskalenterin yläpuolisesta valikosta.
2. TYYPPI
Tyyppi-osiossa (sivu 2/8) voidaan valita eräitä oletusasetuksia varausosiolle. Perusvalintoina aktivoidaan yleensä ainakin seuraavat kohdat:
- Alkuajan lisäasetukset (optimointi): Tämä liittyy kotihoidon reittioptimointiin.
- Käytä varaustyyppejä: Varaustyypit löytyvät varausosion vasemmasta alalaidasta laatikoihin aseteltuna ja niitä voidaan määritellä tarkemmin Määritykset-välilehdeltä. Suosituksena on, että ne otetaan käyttöön sillä niihin voidaan kytkeä erilaisia laskutusperusteita.
- Suodata poistetut asiakkaat
- Suodata poistetut työntekijät
HUOM. Älä näytä toisten varausyksiköiden ryhmiä -täppä ei ole pakollinen laittaa päälle. Sitä kannattaa käyttää silloin, jos on esim. Espoo 1 ja Espoo 2 -tyyppinen ratkaisu, jossa samoja asiakkaita on kahdessa eri varausosiossa.
Ikkunan alemmassa osiossa voidaan valita mitkä kaikki tekijät yhdistetään luotavassa / muokattavassa varausosiossa. Useimmiten valittuna ovat työntekijät ja asiakkaat.
- Resurssit ja asiakkaat (esimerkiksi huonevarauksen tilanteessa).
- Työntekijät ja asiakkaat (esimerkiksi kotikäynnit tilanteessa).
- Työntekijät ja resurssit (esimerkiksi yrityksen autovarauskalenteri).
3. YKSIKÖN VALINTA
Valitaan varausosion kytketyt yksiköt (sivu 3/8), joiden työntekijöille ja asiakkaille voidaan kohdistaa varauksia (tehtäviä) tässä varausosiossa. Ikkunan oikealla puolen on ne yksiköt jotka varausosioon on kytketty ja vasemmalla puolen yksiköt jotka eivät ole varausosiossa. Yksiköitä voi vaihtaa puolelta toiselle tuplaklikkaamalla tai keskellä olevia nuolien avulla.
4. RESURSSIN VALINTA
Resursseihin kuuluvat edellisellä sivulla valittujen yksiköiden asiakkaat ja työntekijät. Eli käytännössä tässä näkymässä (sivu 4/8) valitaan ne työntekijät ja asiakkaat, jotka näkyvät varauskalenterinäkymässä. Varausosioon kytketyt resurssit näkyvät oikealla puolen ja muut valittavissa olevat vasemmalla puolen, lisäät ja poistat resursseja tuplaklikkaamalla tai keskellä olevien nuolien avulla.
Jos ylälaidassa on valittuna täppä kohdassa Kaikki yksikön asiakkaat niin ohjelma siirtää automaattisesti varausosion resursseiksi (eli oikean puoleiselle listalle) kaikki yksiköihin kytketyt asiakkaat.
Työntekijöitä ei yleensä kytketä kaikkia sillä joukossa voi olla myös hallintohenkilökuntaa, joille ei ole tarvetta asettaa tehtäviä varauskalenterin kautta. Tämän vuoksi tulee jokainen uusi työntekijä jolle halutaan asettaa tehtäviä käydä erikseen lisäämässä tässä näkymässä varausosioon.
HUOM. Tällä sivulla sinun tulee aina lisätä uudet työntekijät resurssiksi varausosioon, jotta heille voidaan asettaa tehtäviä kalenterissa. Samalla tavalla tätä kautta myös poistetaan työntekijät jotka eivät ole enää töissä.
5. TUOTTEEN VALINTA
Valitaan tuotteet (sivulkla (5/8) jotka kytketään varausosioon eli ovat valittavissa tehtävien laskutuspohjaksi. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kun tehtävä kuitataan valmiiksi (eli näkyy varausosiossa vihreänä) niin sen taustalle asetettu tuote siirtyy laskutettavaksi asiakkaalta (tai muilta tuotteen taakse määritellyille maksajilta).
Lue lisää yksikkötuotteiden luomisesta täältä ja sopimustuotteista täältä.
6. OIKEUDET
Määritetään (sivulla 6/8) oikeudet käyttäjille varauksien (tehtävien) hallinnoimiseksi.
Oikeustasot
- Kaikki = Käyttäjä pääsee muokkaamaan varausosiota
- Muokkaa var. = Käyttäjä voi tehdä muutoksia varausosioon ja lisätä tehtäviä myös mobiililla
- Näytä = Käyttäjä pääsee katsomaan tehtäviä ja mobiililla ainoastaan omia tehtäviään
7. VARAUSTYYPIT
Tässä osiossa (sivu 7/8) voit kytkeä aiemmin luodut varaustyypit kalenteriin.
Katso ohjeet varaustyyppien luomiseen täältä »
