Sopimustuotteet ovat tuotteita ja palveluita, jonka asiakkaan kotikunta maksaa. Tällöin DomaCareen perustetaan ns. palvelusopimus, jonka taakse voidaan hinnoitella siihen liittyvät sopimustuotteet. 


Sopimustuotteet laskutetaan ja hinnoitellaan sopimuksittain. Sama tuote voi olla olla käytössä useassa sopimuksessa ja eri sopimuksille voidaan asettaa oma hintansa. Esimerkiksi Tehostettu hoiva vrk voi olla eri hintainen Turussa ja Raisiossa, jolloin luodaan vain yksi sopimustuote nimeltään Tehostettu hoiva vrk, asetetaan sille sekä Turun että Raision sopimukset ja hinnoitellaan se eri hintaiseksi sopimuksittain Hinnasto-kohdassa.


1. SOPIMUSTUOTTEEN LUONTI


Sopimustuotteet luodaan Laskutus-välilehdellä Tuotteet-kohdassa painamalla oikeassa alalaidassa Lisää tuote -painiketta.



Anna tuotteelle nimi ja valitse laskutusperusteeksi Palvelusopimus. Voit halutessasi valita myös Tuote kategorian -johon tämä tuote kuuluu (jos kategorioita ei vielä ole niin katso alempana kuinka sellainen luodaan). Täytä myös tarvittavat muut kohdat ja paina Tallenna-painiketta päästäksesi eteenpäin.


HUOM. Hintaa ei kannata laittaa Tuotteet-osiossa, sillä sopimustuotteilla hinta määritellään sopimuksen takana.


Ohjelma aukaisee nyt uuden ikkunan, josta voit valita mihin sopimukseen luomasi tuote liittyy. Valitse oikea / oikeat sopimukset ja paina Tallenna-painiketta.



Tuotteen luonnin jälkeen olemassa olevat tuotteet näkyvät oikealla, kun vasemmanpuoleisesta Kategoria-osasta on valittu täppä kohtaan Kaikki tai valitsemalla se Kategoria jossa äsken luomasi on. 


Kategorioita voi luoda lisää Kategoria-osan alalaidassa olevalla Lisää kategoria -painikkeella. Kategorioiden alle voit ryhmitellä luomiasi tuotteita niiden käyttötarkoituksen mukaan esimerkiksi Ruokailupalvelut ja Asumispalvelut.


Tuotteet ovat lajiteltu osioon aakkosjärjestyksessä eli äsken luomasi tuote löytyy sille antamasi nimen mukaisesti osiosta. Tuotetta pääset muokkaamaan painamalla tuotteen alalaidassa olevaa Muokkaa-painiketta.



Tuotteille voidaan asettaa myös erilaisia karenssisääntöjä. Lue lisää täältä »


2. SOPIMUSTUOTTEEN HINNOITTELU


Sopimustuotteet voidaan hinnoitella kahdella tavalla, joko Hinnasto-kohdassa tai Sopimukset-kohdassa.


2.1 HINNASTO-OSIOSSA


Sopimustuotteen voidaan hinnoitella yksikkötuotteiden tapaan Laskutus-osion Hinnasto-kohdassa. Luomasi sopimustuote näkyy automaattisesti hinnastossa sen kategorian alla, jonne sen aiemmin laitoit.


Voit lisätä uuden sopimuksen painamalla tuotteen nimen vieressä olevaa vihreää plus-painiketta tai muokata olemassa olevaa sopimusta ja sen takana olevaa hintaa painamalla sinistä kynä-painiketta.



Kynä-painiketta painettuasi avautuu uusi näkymä. Voit muokata olemassa olevaa hintaa painamalla Muokkaa kenttiä -painiketta tai luoda hinnanmuutoksen painamalla Lisää hinnanmuutos -painiketta.



Lisää hinnanmuutos -painiketta painettuasi avautuu uusi ikkuna, jossa sinun on mahdollista luoda uusi hinta sekä asettaa sille alkamispäivämäärä. Tällä tavalla voit ajastaa ennakkoon tulevia hinnanmuutoksia vaikkapa vuodenvaihteessa hintojen muuttuessa. Paina lopuksi Tallenna-painiketta.



Uusi hinnanmuutos näkyy nyt listan viimeisenä ja tulee voimaan sille alkamispäivämääräksi asetettuna aikana. Tällä hetkellä voimassa oleva hinta näkyy ylimpänä ja sille on lisätyn hinnanmuutoksen seurauksena automaattisesti luotu uusi päättymispäivämäärä.



Poistu näkymästä painamalla Takaisin edelliselle sivulle -painiketta.


2.2 SOPIMUKSET-OSIOSSA


Sopimustuotteet voidaan myös hinnoitella Laskutus-osion Sopimukset-kohdassa. 


a) Valitse sopimustuotteeseen kytketty sopimus.


b) Näytä hinnasto -nappi saattaa olla piilossa johtuen näyttösi koosta ja joudut rullaamaan sopimuksen oikeaan alakulmaan löytääksesi sen.


c) Paina Näytä hinnasto -nappia.



Avautuvassa uudessa ikkunassa näet kaikki kyseiseen sopimukseen liitetyt tuotteet. Jos tuotteesi ei näy listalla voit lisätä sen painamalla Lisää tuotteita -painiketta.


Listalla näkyvää tuotetta pääset muokkaamaan tuoterivin lopussa olevalla sinistä kynää painamalla.



Luo uusi hinnanmuutos -ikkunassa voit asettaa sopimustuotteelle hinnan kohdassa Uusi kiinteä hinta. Hinnan voi asettaa myös muuttumaan tiettynä päivänä. Tätä ominaisuutta voit käyttää esimerkiksi tietäessäsi hintojen muuttuvan vuoden alussa niin voit ennakkoon ajastaa hinnanmuutoksen tuotteelle. Tämän jälkeen paina Tallenna -nappia tallentaaksesi tekemäsi muutokset.



3. SOPIMUKSEN ASETTAMINEN ASIAKKAALLE


Jotta sopimuksiin liitetyt sopimustuotteet laskuttuisivat asiakkaalta oikein niin sopimukset tulee vielä asettaa asiakkaalle. Sopimuksen voi kytkeä kolmella tavalla asiakkaalle.


3.1 ASIAKKAAT-VÄLILEHDEN ASIAKASTIEDOISSA


Voit asettaa sopimuksen asiakkaalle kunkin asiakkaan oman asiakassivun kautta. Avaa Asiakkaat-välilehden kautta haluamasi asiakkaan tiedot. 


a) Sivun oikeassa ylälaidassa on Euro-merkki, jota painamalla pääset määrittämään asiakkaalle tällä olevan palvelusopimuksen.



Euro-merkkiä klikattuasi aukeaa uusi ikkuna, jonka vasemmasta alalaidasta löydät Palvelusopimus-kohdan. 


b) Painamalla Palvelusopimus-kohdassa olevaa painiketta pääset näkemään asiakkaan palvelusopimushistorian.


c) Katso alla HUOM-kohta Maksajan tietoihin liittyen.



Avautuvassa uudessa ikkunassa näet listan palvelusopimuksista joita asiakkaalla on tai on ollut. Voit lisätä uuden palvelusopimuksen ikkunan alalaidassa olevasta vetovalikosta, asettaa sopimukselle alkamispäivämäärän ja painaa lopulta Aseta sopimus -painiketta. Tämän jälkeen sopimus ilmestyy listalle. Hyväksy lopuksi kaikki tehdyt muutokset painamalla Tallenna-painiketta.



Huomioitavaa


DomaCaressa on olemassa kaksi oikeaa tapaa merkitä sopimus asiakkaalle. 


1) Lisätään uusi sopimus alkamaan asiakkaan tulokuukauden 1. päivästä ja EI poisteta Ei määritelty -sopimusta. Tällöin oletuksena on, että tätä edeltävältä kk:lta ei tule laskutettavaa.


esim.



2) Lisätään uusi sopimus (millä tahansa päivämäärällä) ja poistetaan ei määritelty sopimus, jolloin äsken lisätty sopimus muuttuu sellaiseksi että se on toistaiseksi voimassa taaksepäin ja varmistaa että kk-laskut menevät varmasti maksuun.


esim.



HUOM. “-“ merkintä tarkoittaa, että sopimus on voimassa toistaiseksi taaksepäin.


Asiakkaan ensimmäisen / ainoan sopimuksen muuttuminen toistaiseksi voimassaolevaksi taaksepäin on DomaCaren ominaisuus joka varmistaa sen, että laskutus toimii oikein. Tätä tarvitaan kk-hinnoiteltavien tuotteiden kanssa sillä ohjelma ei kykene laskemaan hintaa ellei aktiivista sopimusta löydy. 


Mikäli jostain syystä halutaan asiakkaan sopimuksen alkamispäivämäärä näkyviin niin sitten ei tule poistaa ensimmäisenä olevaa “Ei määritelty” -sopimusta. Tällöin pitää muistaa ehdottomasti lisätä uuden sopimuksen alkamispäivämääräksi asiakkaan tulokuukauden 1. päivän (jos tiedetään ettei laskutettavaa ole tätä edeltävältä kuukaudelta).




HUOM. Mikäli laskun ohjaustiedoissa on poikkeuksia, kuten esimerkiksi palvelusetelit tai asiakasosuudet. Voidaan noihin oletuksiin tehda muutoksia Maksajien tiedot -napin kautta. Esimerkiksi 1500 euron palveluseteli voidaan määritellä siten, että Hoiva vrk -tuotteesta ensimmäiset 1500 euroa ohjataan kaupungille ja loput asiakkaalle.



Täältä löydät tarkemmin tietoa maksusääntöihin liittyen. Lue lisää täältä »


3.2 LASKUTUS-VÄLILEHDEN SOPIMUKSET-KOHDASTA


Voit asettaa sopimuksen asiakkaalle Laskutus-välilehden Sopimukset-kohdasta avaamalla sopimuksen ja valitsemalla sopimuksen oikeasta alakulmasta Anna asiakkaille.



Voit halutessasi lisätä sopimuksen kerralla useille asiakkaille yhtä aikaa. Hyväksy sopimuksen asettaminen asiakkaille painamalla Tallenna-painiketta. Voit asettaa halutessasi myös voimaantulopäivämäärän sopimukselle, esimerkiksi jos asiakas siirtyy tiettynä päivänä uuden sopimuksen alaiseksi.



3.3 LASKUTUS-VÄLILEHDEN ASIAKASTIEDOT-KOHDASSA


Voit asettaa sopimuksen asiakkaalle Laskutus-välilehden Asiakastiedot-kohdassa.


a) Valitse ensin haluamasi yksikkö.


b) Paina Näytä valitut -painiketta sivun alalaidassa.


c) Paina sinistä kynä-painiketta halutun asiakkaan nimen jäljessä.



Kynä-painiketta painettuasi avautuu uusi ikkuna, jossa näkyy listana asiakkaalla olevat / olleet sopimukset. Lisää uusi sopimus ikkunan alalaidasta valitsemalla se vetovalikosta, aseta sille alkamispäivämäärä ja paina Aseta sopimus -painiketta. Sopimus ilmestyy tämän jälkeen näkyviin listalle. Paina nyt Tallenna-painiketta hyväksyäksesi sopimuksen lisäämisen.



Nyt, kun oikea palvelusopimus on kytketty asiakkaalle täytyy asiakkaalta laskuttaa vielä oikea tuote. Tämä tehdään siksi, että yhdessä sopimuksessa voi olla esimerkiksi kolme eri vuorokausihinnoiteltua tuotetta, joten pelkkä sopimuksen asettaminen asiakkaalle ei riitä yksinään laskutuksen aktivoimiseksi.


Täältä löydät ohjeet yksikkö- ja sopimustuotteiden laskuttamiseen asiakkaalta. Lue lisää täällä »