SISÄLLYSLUETTELO
1. SOPIMUSTUOTE
Sopimustuotteita voidaan laskuttaa joko kuukausi, vuorokausi, kappale tai aika-pohjaisesti.
Sopimustuote (palvelu) perustetaan Laskutus-välilehti ja Tuotteet osiossa ja se liitetään sopimuksiin. Tämän jälkeen hinnat voidaan asettaa sopimushinnastossa tai hinnastossa.
Tuotteelle asetetut tiedot ovat oletuksena käytössä kaikilla sopimuksilla, joihin se on liitetty. Tästä syystä esimerkiksi hintaa ei laiteta tuotteelle vaan se laitetaan sopimushinnastossa.
Tuotteita luodaan mahdollisimman vähän ja saman nimisiä tuotteita ei voi olla kahta. Sopimuskohtaisesti voidaan muokata tuotteen hintaa, voimassaoloaikaa, intervallia, miniaikaa ja karenssia. Esimerkiksi Tehostettu hoiva vrk voi olla eri hintainen Turussa ja Raisiossa, jolloin luodaan vain yksi sopimustuote nimeltään Tehostettu hoiva vrk, asetetaan sille sekä Turun että Raision sopimukset ja hinnoitellaan se eri hintaiseksi sopimuksissa.
2. SOPIMUSTUOTTEEN LUONTI
Sopimustuotteet luodaan Laskutus-välilehdellä Tuotteet-kohdassa painamalla oikeassa alalaidassa Lisää tuote -painiketta.
Anna tuotteelle nimi ja valitse laskutusperusteeksi Palvelusopimus. Voit halutessasi valitse myös Tuote kategorian -johon tämä tuote kuuluu (jos kategorioita ei vielä ole niin katso alempana kuinka sellainen luodaan). Täytä myös tarvittavat muut kohdat (lisätietoja alempana) ja paina Tallenna-painiketta päästäksesi eteenpäin.
Tuotteet voivat olla joko kuukausipohjaisia tai tavallisia eli päiväkohtaisia. Näiden ero on se, että kuukausipohjaista käytetään kun halutaan ohjelman laskevan esim. vuokran automaattisesti oikein asiakkuuden alkaessa kesken kuukautta. Esimerkiksi 15.1. tullut asiakas maksaa vuokraa seuraavan kaavan mukaisesti: (kk-hinta x 12 / 365) x 16. Kyseessä on niin sanottu karenssi asiakkuuden alkaessa, jolle voidaan antaa kaava. Myös asiakkuuden päättymiseen voidaan asettaa kaava.
Päiväkohtaiset tuotteet ovat joko vuorokausi hintaisia tai tuntihintaisia.
HUOM. Hintaa ei laiteta Tuotteet-osiossa, sillä sopimustuotteilla hinta määritellään sopimuksen takana.
Ohjelma aukaisee nyt uuden ikkunan, josta voit valita mihin sopimukseen luomasi tuote liittyy. Valitse oikea / oikeat sopimukset ja paina Tallenna-painiketta. Jos et ole vielä luonut kaikkia sopimuksia niin tuotteet voi lisätä myös sopimuksella näytä hinnasto kohdasta.
Tuotteen luonnin jälkeen olemassa olevat tuotteet näkyvät oikealla, kun vasemmanpuoleisesta Kategoria-osasta on valittu täppä kohtaan Kaikki tai valitsemalla se Kategoria jossa äsken luomasi on.
2.1. AIKAPOHJAISET TUOTTEET
Tuotteet voivat olla myös aikapohjaisia. Tällaisia tuotteita tarvitaan esimerkiksi kotihoidossa, kun käyntejä kuitataan DomaCare Mobiilisovelluksen avulla. Tällöin tuotteelle asetetaan laskutusyksikön pituus (yleensä tuotteet ovat tuntihinnoiteltuja jolloin pituus on 60 minuuttia, joskus myös 30 minuuttia). Laskutuksessa 1kpl vastaa siis tuota laskutusyksikön pituutta: 5 kappaletta 60 minuuttisia on siis 5 tuntia, mutta 30 minuuttisia vain 2,5 tuntia.
Minimilaskutus kertoo sen kuinka paljon vähintään laskutetaan, yleensä 15 tai 30 minuuttia. Intervalli kertoo pyöristystarkkuuden. Intervallin ollessa esimerkiksi 15 minuuttia ja minimin 15 minuuttia, 16 minuutin käynti pyöristetään 30 minuuttiin. Aikapohjaisten tuotteiden laskutus toimii maksimissaan kahden vuorokauden puolella olevilla käynneillä, eli pääsääntöisesti yli 24 tunnin käynnit kannattaa laskuttaa määräperusteisesti.
3. KATEGORIAT
Kategorioita voi luoda Kategoria-osan alalaidassa olevalla Lisää kategoria -painikkeella.
Kategoriat kannattaa miettiä esim. palvelukuvausten pohjalta tai eri tuoteryhmien mukaan.
Suositeltavat kategoriat olisivat esim. Itsemaksavat, ostopalvelut, palvelusetelit.
Tuotteet ovat lajiteltu aakkosjärjestyksessä eli äsken luomasi tuote löytyy sille antamasi nimen mukaisesti osiosta. Tuotetta pääset muokkaamaan painamalla tuotteen alalaidassa olevaa Muokkaa-painiketta.
Tuotteille voidaan asettaa myös erilaisia karenssisääntöjä. Lue lisää täältä »
4. TUOTTEIDEN ASETUKSET
4.1 YLEISASETUKSET
Nimi: Joka näkyy laskulla. EI SAA tehdä kahta saman nimistä tuotetta.
Tuotekoodi: Ohjeet erikseen riippuen laskutusrajapinnasta
Yksikköhinta: EI laiteta tuotteen hintaa tänne -> ainoastaan ns. Euron-tuote
Seliterivi laskulle: Käytetään jos kaikkien sopimuksien kohdalla pitää olla jotain lisätietoa tästä tuotteesta
Ryhmittelytunnus: Käytetään jos tuotteet pitää kerätä samalle laskulle
Laskutusperuste: Pääsääntöisesti palvelusopimus jolloin, tuotetta voi muokata esim. hinnan osalta sopimuksella → Yksikkö tuote jos kaikilla yksikön asiakkailla tuote maksaa saman verran ja asiakas maksaa sen itse
Laskutusyksikkö: h, kpl, kk, vrk jne..
Tuotekategoria: Mihin tuoteryhmään tämä kuuluu
Arvolisävero: Jos tuotteella on arvolisävero niin prosentti laitetaan tänne. Hinnaksi sopimuksella tulee laittaa verotonhinta
Tyyppi: Päiväkohtainen tai kk
Tuotteen maksaa asiakas: jos kyseisen tuotteen pääsääntöisesti maksaa asiakas itse, eikä esim. Hyvinvoitialue niin tähän voi laittaa täpän. Sitä voi myös vielä muokata sopimuksella.
Kirjanpidontili: laskutus rajapintaan liittyvä tieto Kustannuspaikka: Jos haluaa kyseiset tuotteet jonkun tietyn kustannuspaikan alle voi sen määrittää täällä.
Rastivalinta palveluissa: Tuote tulee näkyviin palvelut välilehdellä
Näytä asiakkaansivulla: Pystyy lisäämään tuotteen “lisää laskutettavan” kautta ja kassakoneesta
4.2 AIKA-ASETUKSET
Laskutusyksikön pituus: esim jos tuntihinta tähän 60 min.
Aktiivinen klo: kertoo millä kellon ajalla tämä tuote on voimassa
Miniaika: Mitä käynnistä laskutetaan vähintää
Laskutus aloitetaan, lopetetaan, perutaan laskutus, älä laskuta ennen kuin: Näitä tarvitaan erikoistilanteissa, kun halutaan laskuttaa esim. 30 minuutin käynti erillä tuntihinnalla kuin 60 min.
Intervalli: mitä tehdään jos miniaika on ollut 15 minuuttia ja käynti kestää 16 minuuttia? Laskutetaanko 16 minuutin mukaan jolloin tämä jää tyhjäksi vai laskutetaanko 30 minuuttia jolloin, tähän laitetaan 15 ja se siirtää laskun seuraavaan 15 minuuttiin.
Aktiivinen: milloin tuotetta käytetään eli minä vk päivinä laskutetaan tämän tuotteen hinnan mukaisesti