Hoiva-alan laskutuskäytännöt ovat välillä todella monimutkaisia johtuen eri laskutussopimuksista, laskutettavista tahoista ja laskutussäännöistä. Olemme tähän ohjeeseen visualisoineet kaavioiksi sitä kuinka laskutus teoriassa toimii.
Ohjeet laskutuksen tekemiseen käytännössä DomaCaressa löydät täältä »
1. TEOREETTINEN PERUSTILANNE
a) Asiakkaalta laskutettavat tuotteet ja palvelut
Niin sanottuun asiakkaan ostoskoriin voidaan laittaa kahdenlaisia tuotteita. Sopimustuotteet ovat tuotteita tai palveluita, jotka laskutetaan eri maksajien kanssa tehtyjen laskutussopimusten perusteella. Yksikkötuotteet ovat tuotteita tai palveluita, jotka laskutetaan suoraan asiakkaalta yksikköperusteisesti, esimerkiksi tällaisia voivat olla ateriat tai vuokrat. Yksikkötuotteet ovat aktiivisia kaikille yksikön asiakkaille vaikka asiakkailla olisi eri palvelusopimus.
b) Laskutettavat tahot
Laskutettavia tahoja on teoreettisessa perustilanteessa hyvinvointialue ja asiakas. Näin ollen sopimuspohjaiset laskut menisivät hyvinvointialueen maksettavaksi ja yksikköpohjaisesti laskutettavat tuotteet asiakkaan itsensä maksettavaksi.
Käytännössä tilanne harvoin on näin yksinkertainen ja suoraviivainen.
2. TODELLINEN TILANNE
a) Asiakkaalta laskutettavat tuotteet ja palvelut
Laskutettavat tuotteet edelleen samat kuin ensimmäisessä tapauksessa.
b) Laskutettavat tahot
Laskutettavien tahojen määrä on monesti todellisuudessa suurempi kuin ensimmäisessä tapauksessa ja hyvinvointialueen ja asiakkaan rinnalle tulee näin ollen moninaisia tahoja sisältä kolmas osapuoli.
c) Maksusäännöt
Asiakkaalta laskutettavien tuotteiden ja palveluiden sekä laskutettavien tahojen välissä on useimmiten monenlaisia maksusääntöjä joiden pohjalta eri palvelut ja tuotteet laskutetaan eri tahoilta. Maksusäännöistä johtuen lasku sopimus- tai yksikköpohjaisesti laskutettavista tuotteista voi siirtyä jollekin kolmannelle taholle maksettavaksi, joko kokonaisuudessaan tai ositettuna.
3. MONIMUTKAISEMPI TODELLINEN TILANNE
a) Asiakkaalta laskutettavat tuotteet ja palvelut
Laskutettavat tuotteet edelleen samat kuin ensimmäisessä tapauksessa.
b) Laskutettavat tahot
Laskutettavat tahot edelleen samalla tavalla kuin toisessa tapauksessa.
c) Maksusäännöt
Maksusäännöt voivat kuitenkin olla toistakin tapausta monimutkaisempia eli on hyvin mahdollista, että maksusäännöistä johtuen osa sopimustuotteista laskutetaankin suoraan asiakkaalta ja vastaavasti osa yksikkötuotteista hyvinvointialueelta. Tai kolmannelta osapuolelta, tai molemmilta ositettuna.
Tätä kaikkea helpottamaan on luotu DomaCare laskutusosio, jonka avulla laskujen lähetys eri tahoille on automatisoitu ja tehty mahdollisimman helpoksi yritykselle. Laskutettavat palvelut ja tuotteet muodostuvat useimmiten jo hoitajien päivittäisessä kirjaamisessa oikeille laskuille.
Kuinka käytännössä laskutus sitten tehdään DomaCaressa? Lue lisää täältä »
HUOM. Lisäksi voi olla maksusääntöjen kaltaisia muita asioita jotka sekoittavat entisestään tätäkin yksinkertaistettua kaaviota. Tällaisia voivat olla esimerkiksi poissaolovähennykset, kuukausituotteet, vuorokausituotteet ja ohisyötöllä tehdyt laskutukset. DomaCaren Laskutus-osion avulla saat kuitenkin nämäkin lisättyä helposti järjestelmään laskutuksen muodostamista varten.
4. ESIMERKKITAPAUS
a) Asiakkaalta laskutettavat tuotteet ja palvelut
Sopimuspohjaiset tuotteet ja palvelut hinnoitellaan sopimuksessa ja asiakkaalle asetetun sopimuksen perusteella hän saa käyttöönsä sopimukseen kuuluvat palvelut. Sopimustuotteet laskutetaan sopimusmaksajalta, yleensä kunnalta.
Yksikkötuotteet ovat asiakkaalta itseltään laskutettavia tuotteita ja palveluita, jotka hinnoitellaan asumisyksikön mukaan tuote-/palvelukohtaisesti.
b) Asiakkaan käyttämät tuotteet
Säännölliset palvelut asetetaan asiakkaalle palvelupaketin avulla. Yhdellä asiakkaalla voi olla sekä vuorokausi- että kuukausipohjaisesti laskutettavia palvelupaketteja.
c) Kooste asiakkaan laskusta
Laskutuksen palvelukooste näyttää asiakkaalle kertyneet summat. Esimerkissämme on tarkasteltu yhden kuukauden aikana asiakkaalle kertyneitä maksuja.
d) Laskujen vienti eri tahoille
Koosteella ilmoitettu summa voidaan hyväksyä maksuun, jonka jälkeen ohjelma muodostaa oletuksena kaksi laskua. Yhden asiakkaalle ja yhden kunnalle.
Jos asiakkaalle on merkitty maksusääntöjä, voi laskuja muodostua useampi. Esimerkiksi normaalisti asiakkaalta laskutettava yksikkötuote on voitu ohjata kunnan laskulle tai vastaavasti sopimustuote asiakkaan laskulle. Tai laskun saavana tahona voi olla jokin kolmas osapuoli. Laskutettavista tuotteista ja palveluista kertyviä maksuja voidaan maksusäännöillä myös jakaa osiin ja laskuttaa eri määrät eri tahoilta.