Tehtäviä voidaan kohdistaa työntekijöille joko manuaalisesti eli käsin siirtämällä tehtävät työntekijöille tai DomaCaren optimointiominaisuuden avulla. Optimointia käyttämällä voidaan tehtävien jako automatisoida ja optimointeja on mahdollista tehdä vaikka kesken päivän.
1. MANUAALINEN SUUNNITTELU
Tehtäviä voidaan kohdistaa käyttäjille manuaalisesti sekä DomaCaren työpöytäsovelluksella että mobiilissa. Kohdistus voidaan tehdä joko esimiehen tai työntekijän toimesta, kunhan oikeustasot kalenteriin ovat vähintään Muokkaa var.
Ohjeen oikeustasojen asettamisesta varauskalenteriin löydät täältä »
1.1 TYÖPÖYTÄSOVELLUKSESSA
Kun olet luonut tehtävät tehtäväryhmään voit siirtää niitä työntekijöille tai työntekijät voivat ne itse hakea.
Tehtäviä siirrät työpöytäsovelluksessa ottamalla hiirellä kiinni jostain tehtäväryhmän tehtävästä ja vetämällä kyseisen tehtävän halutun työntekijän tehtäväriville ylemmässä taulukossa. Ohjelma kysyy tämän jälkeen haluatko siirtää yksittäisen tehtävän vain koko tehtäväryhmän. Voit tässä näkymässä määrittää myös työntekijä jolle tehtävä siirretään, jos esimerkiksi vahingossa olit siirtämässä väärälle työntekijälle tehtävän.
Siirron jälkeen tehtävät häviävät tehtäväryhmästä ja siirtyvät näkymään työntekijän tehtäväriville.
Työpöytäsovelluksessa kohdennetut tehtävät näkyvät myös samantien Mobiilisovelluksessa ja toisipäin.
1.2 MOBIILISOVELLUKSESSA
Työvuoroja voidaan kohdistaa työntekijöille myös DomaCare Mobiilisovelluksen avulla, joko työntekijät itse tai esimiehen toimesta.
Lue lisää työvuorojen kohdistamisesta mobiilissa täältä »
2. OPTIMOINTI
Käytännössä Optimointi tarkoittaa, että sovellus siirtää kaikki päivän avoimena olevat tehtävät Optimointiin asetettujen arvojen perusteella sopiville työntekijöille. Optimoinnilla voidaan nopeuttaa työtehtävien jakamista työntekijöille. Esimerkkikuvassa asettamattomat tehtävät näkyvät tehtäväryhmissä ja siirrämme nyt ne optimoinnin avulla sopiville tekijöille.
a) Optimoinnin tekeminen aloitetaan painamalla työkalurivissä Optimointi-painiketta.
b) Optimointi-painikkeen vieressä on Kumoa-painike jolla juuri tehdyn optimoinnin saa peruttua.
2.1 OPTIMOITAVAT KÄYNNIT
Optimointi-painike avaa uuden ikkunan, jossa voit tehdä valinnat optimointia varten.
a) Optimoitavat tehtävät: Voit valita ne tehtävät jotka haluat optimoinnin siirtävän työntekijöille. Oletuksena on, että kaikki avoimena olevat tehtävät siirretään työtenkijöille.
b) Käytettävissä olevat työntekijät: Voit valita tästä listasta ne työntekijät joille haluat tehtäviä sijoittaa. Jos listalla ei näy ollenkaan työntekijöitä niin sinun täytyy hakea työntekijät Optimoinnin asetukset -painikkeen kautta. Alla tarkemmin Optimoinnin asetuksista.
c) Tehtävien aloituspaikat: Voit valita tehtävälle aloitus- ja lopetuspaikan, joka voi olla toimistolla tai tehtäväpaikalla. Samassa kohti voit myös asettaa siirtymisajan toimistolle jolloin siirtymisestä muodostuu virtuaalinen tehtävä työntekijälle ja sille varataan riittävästi aikaa ennen seuraavan tehtävän aloittamista. Tehokkaimmin päivät saadaan täytettyä, jos työntekijät voivat suoraan edellisestä tehtäväpaikasta siirtyä seuraavaan.
d) Valitse toimisto: Jos tehtävä alkaa tai päättyy toimistolle niin ilmoita tässä kohdassa toimiston osoite, jotta optimointi osaa laskea siirtymät oikein.
2.2 OPTIMOINNIN ASETUKSET
Pääset muokkaamaan optimoinnin asetuksia painamalla Optimoinnin asetukset -painiketta ikkunan alalaidasta.
Lukitse tehtävät -kohdassa voit määritellä lukituksen avulla ettei DomaCare optimoi jo sijoitettuja tai alkaneita / tietyn ajan päästä alkavia tehtäviä.
2.2.1 Aseta kaikkien työvuorojen tauot
Aseta kaikkien työvuorojen tauot -painiketta painamalla pääset asettamaan työvuoroon liittyvän tauon keston ja aikavälin mille optimointi sen asettaa jakaessaan tehtäviä.
2.2.2 Muokkaa kulkuneuvoja
Jos yrityksen työntekijöillä on käytössään kulkuneuvoja niin ne asetetaan Muokkaa kulkuneuvoja -painikkeen takaa, jotta optimointi osaa laskea tehtävien välisen siirtymänopeuden oikein.
2.2.3 Lisää työvuoroja
Lisää työvuoroja -painikkeella asetat optimoinnin kohteena olevat työntekijät. Aseta työvuorojen aikaisin alkamiskohta ja viimeisin päättymiskohta niin ohjelma asettaa työntekijöille olemassa olevien tehtävien mukaan työvuorot tälle ajanjaksolle. Voit myös asettaa työvuorolle vähimmäis- ja enimmäiskeston. Muista valita joko kaikki työntekijät tai haluamasi.
2.2.4 Mukana olevat työntekijät
Mukana olevat työntekijät -kohdasta voit asettaa rajoitteita ketkä työntekijöistä ovat käytettävissä tehtäviin.
2.2.5 Optimoinnin lisäasetukset
Optimoinnin lisäasetukset -painikkeen alta voit määritellä matka-aikojen ja kustannusten määritykset.
HUOM. Asetuksissa oleva Node tarkoittaa, että tehtäviä on hyvin lähellä toisiaan joko samassa talonyhtiössä tai kadulla.
2.3 OPTIMOINNIN TULOKSET
Asetusten asettamisen jälkeen työntekijät optimoinnin käytössä olevat työntekijät tulevat näkyviin ikkunan keskellä olevaan Käytettävissä olevat työntekijät -taulukkoon. Aloittaaksesi optimoinnin paina Optimoi-painiketta ikkunan alalaidasta.
Painettuasi Optimoi-painiketta siirryt optimoinnin jälkeen Optimoinnin tulokset -välilehdelle. Sivulla voit tarkastella työntekijöille optimoituja tehtäviä klikkaamalla ylemmän listan työntekijää jolloin alempaan taulukkoon ilmestyy kyseisen työntekijän tehtävät.
Optimoimattomia tehtäviä pääset tarkastelemaan Sijoittamattomat käynnit -kohdasta Näytä-painiketta painamalla. Esimerkkikuvassa jäi kaksi tehtävää optimoimatta sillä optimointiasetuksissa oli määritetty työvuorojen alkamis- ja loppumisajankohdat niin, että nämä kaksi tehtävää alkoivat tai loppuivat ennen tai jälkeen asetetun työvuorojen muodostusvälin.
HUOM. Oikein asetetut todelliset työtehtävät antavat myös huomattavasti parempia tehokkuuslukuja ja täydempiä työpäiviä työntekijöille, kuin DomaCaren demotietokantaan asetetut summittaiset tehtävät.
Optimoidut tehtävät ovat nyt siirtyneet tehtäväryhmistä valituille työntekijöille. Voit perua optimoinnin painamalla ylälaidan työkalurivillä Optimointi-painikkeen oikealla puolen olevaa Kumoa-painiketta.
