1. TEHTÄVÄN LUOMINEN
Tehtäviä voidaan lähtä luomaan klikkaamalla haluttua kellonaikaa varausosiossa. Yleensä tehtävät luodaan tehtäväryhmien alle, mutta niitä on mahdollista luoda myös suoraan työntekijällekin. Tehtävän luominen avautuu uuteen ikkunaan.
1.1 YLEINEN
Tässä kohdassa käydään läpi kaikki Yleiset-välilehden osat. Lihavoituna on merkitty ne osiot jotka tehtävää luotaessa tulee ainakin täyttää.
HUOM. Luotuja tehtäviä voidaan asettaa oikeille kohdille varausosiossa joko muokkaamalla tehtävän päivämäärää ja aikaa tai hiirellä vetämällä kalenterissa tehtävä haluttuun kohtaan.
a) Automaattisesti valinta on Suunniteltu-kohdassa. Tätä ei tehtävää luodessa tarvitse vaihtaa, mutta muokattaessa tästä kohdasta tehtävä voidaan merkitä tehdyksi (Valmis) tai aloitetuksi (Vahvistettu).
b) Tyyppi-kohdassa valitaan Varaustyyppi, jonka taakse on asetettu sopivat laskutusperusteet.
Lue varaustyypeistä ja niiden luomisesta lisää täältä »
c) Työn tekevälle hoitajalle voidaan asettaa erityisvaatimuksia asiakkaan tarpeiden ja toiveiden mukaan. Tällaisia voivat olla esimerkiksi vaatimus hoitajan ruotsinkielen taidosta tai vaikkapa vaatimus nostokykyyn vaadittavasta voimasta, jos asiakkaalla on paljon painoa ja tätä tarvitsee fyysisesti avustaa.
d) Tehtävälle asetetaan ajankohta eli aloitus- ja lopetuspäivämäärä ja aika. Ohjelma laskee tehtävän suunnitellun keston automaattisesti asetetun ajan alle.
e) Tehtävän voi asettaa tarvittaessa suoraan tietylle työntekijälle. Tätä kohtaa ei yleensä tarvitse täyttää sillä useimmiten tehtäviä luodaan tehtäväryhmään.
f) Asiakkaan valinta tapahtuu tästä kohdasta eli valitaan se asiakas johon kyseinen tehtävä liittyy ja jota tehtävästä laskutetaan.
g) Tästä kohdasta voidaan valita Tehtäväryhmä, jos et klikannu tehtävää luodessa oikeaan kohtaan varauskalenterissa tai haluat muuttaa alkuperäistä tehtäväryhmää.
1.2 TEHTÄVÄN KUVAUS
Tehtävän kuvaus -välilehdellä voit asettaa vapaamuotoisen kirjoitetun kuvauksen tehtävästä. Esimerkiksi tarkennuksia siitä mitä kotikäynnin aikana tulisi asiakkaan luona tehdä.
1.3 TUOTTEET
Tuotteet-välilehdellä määritetään tehtävään liitetyt tuotteet, joiden perusteella asiakasta sitten laskutetaan, kun tehtävä on suoritettu. Jos tehtävässä on varaustyyppi valittuna niin tuotteita ei tarvitse enää tässä vaiheessa lisätä sillä ohjelma hakee ne automaattisesti varaustyypin takaa. Varaustyypin mukaan lisätyt tuotteet näkyvät listassa keltaisina.
Tämän enempää ei tarvitse tehtävän luontiin tehdä, jos tehtävä on kertaluontoinen.
2. TEHTÄVÄN TOISTUVUUS
Jos halutaan tehtävän toistuvan säännöllisesti niin se merkitään Tehtävän toistuvuus -välilehdellä. Toistuvuus voidaan laittaa tehtävän luonnin yhteydessä tai jälkeenpäin muokattaessa.
a) Aktivoi toistuvuus laittamalla täppä kohtaan Toistuvuus on käytössä.
b) Valitse vetovalikosta millaisen toistuvuuden haluat. Näistä osioista tarkemmat kuvaukset ja ohjeet alla.
c) Ikkunan alalaitaan tulee näkyviin kaikki ne päivät jolloin tehtävä toistuu antamiesi määrittelyjen perusteella. Tehtävän toistuvuudelle voi myös asettaa alkamis- ja päättymispäivän niin halutessaan.
2.1 KERRAN PÄIVÄSSÄ
Valitessasi toistuvuudeksi Kerran päivässä niin sinun ei tarvitse tehdä enempää ellet halua asettaa toistuvuudelle päättymispäivää sivun alalaidasta. Muussa tapauksessa tehtävä toistuu varauskalenterissa joka päivä sille annettuna aikana annetusta alkamispäivästä hamaan tulevaisuuteen asti.
2.2 VALITTUINA VIIKONPÄIVINÄ
Valitsemalla toistuvuuden Valittuina viikonpäivinä niin voit asettaa ne viikon päivät jolloin tehtävä toistuu. Esimerkiksi jos laitat täpät kohtiin maanantai, tiistai, keskiviikko, torstai ja perjantai niin tehtävä toistuu kaikkina arkipäivinä. Voit myös laittaa toistuvuuden mille tahansa viikonpäivä kombinaatiolle tai vaikka vain yhdelle päivälle. Esimerkkikuvassa toistuvuus on asetettu tiistaille ja torstaille joka viikko.
2.3 KERRAN KUUSSA
Valitsemalla toistuvuudeksi Kerran kuussa voit valita minä kuukauden päivinä tehtävä toistuu. Toistuvuus voi tapahtua vain yhtenä päivänä kuukaudessa tai useampana. Numerot kuvaavat kuukauden päiviä.
2.4 N:N PÄIVÄN VÄLEIN
Valitsemalla toistuvuudeksi N:n päivän välein voidaan määrittää toistuvuus tapahtumaan tehtävälle joko tietyn päivän välein (esimerkiksi 6 päivän välein) tai valitsemalla N viikon välein niin voidaan määrittää tehtävä tapahtuvaksi tietyn viikkomäärän välein (esimerkiksi 2 viikon välein).
2.5 VALITTUINA PÄIVINÄ
Valitsemalla toistuvuudeksi Valittuina päivinä voidaan toistuvuus asettaa tapahtumaan tarkasti vain tiettyinä päivinä. Valitse ensin päivämäärävalitsimesta päivä jolle haluat asettaa toistuvuuden ja paina sitten päivämäärän vasemmalla puolen olevaa painiketta lisätäksesi toistuvuuden kyseiselle päivälle. Voit poistaa päiviä valitsemalla päivämäärälistasta haluamasi päivän ja painamalla ylälaidan punaisessa pallossa olevaa raksia.
Tallennettuasi tehtävän se ilmestyy näkyviin oikealle paikalle varauskalenteriin ja viemällä hiiren tehtävän päälle aukeaa lyhyt kuvaus tehtävästä.
3. TEHTÄVIEN MUOKKAAMINEN
Tehtäviä pääsee muokkaamaan jokaisen tehtävän oikeassa alanurkassa olevaa rataspainiketta painamalla. Muokkausnäkymä on vastaavanlainen kuin mitä yllä on esitetty tehtävän luomisvaiheessa.
3.1 TOISTUVUUDEN MUOKKAAMINEN
HUOM. Muokattaessa tehtäviä joille on asetettu toistuvuus kannattaa huomioida tämä ohje.
Tehtävien toistuvuudessa tehtävät ovat sidoksissa toisiinsa niin sanotusti lippusiimalla eli samoin tiedoin tehtävät toistuvat niille asetettuna aikana niin pitkälle kuin on määritetty. Haaste muodostuu siinä vaiheessa, kun yksittäistä tehtävää muokataan (muutokset halutaan tallentaa vain kyseiseen tehtävään ja toistuvuuden muihin tehtäviin ei muutoksia haluta) ja kyseinen tehtävä irtoaa kyseisestä lippusiimasta.
Yksinkertaistettuna: Jos muutat jotain yhdessä tehtävässä (tai siirrät vaikka vain kyseisen tehtävän ryhmästä jollekin työntekijälle) niin tehtävä irtoaa toistuvuudestaan.
Tämä tarkoittaa sitä, että vaikka nyt toistuvuudesta irronneen tehtävän yläosassa näkyy entinen toistuvuus ID niin kyseistä tehtävää muokkaamalla ei enää voi muokata toistuvuutta. Toistuvuutta pääsee muokkaamaan, kun painaa tehtävän ylälaidassa olevaa sininen kynä -ikonia. Tämä sulkee kyseisen tehtävän muokkauksen ja avaa seuraavan tehtävän, jossa toistuvuus on voimassa. Tätä tehtävää muokkaamalla voit tehdä muutoksia toistuvuuteen.
Samalla kyseisen sininen kynä -ikonin näkyminen kertoo käyttäjälle, että jos näet tämän symbolin niin kyseistä tehtävää muokkaamalla EI MUOKATA toistuvuutta.
Esimerkki
Haluat poistaa kokonaan tehtävän, joka on jaettu jo työntekijöille. Kyseinen tehtävä alkaa tänään klo 13 ja toistuu joka päivä tästä ikuisuuteen. Tänään (maanantai) tehtävä on jaettu työntekijälle A, huominen (tiistai) työntekijälle B ja ylihuominen (keskiviikko) työntekijälle C.
Käytännössä siis nämä kolme jo jaettua tehtävää ovat irronneet toistuvuusketjusta eikä niitä muokkaamalla voi muokata tulevia tehtäviä.
Poistaaksesi tehtävän kokonaan sinun tulee menetellä seuraavasti:
1) Avaa tämän päivän tehtävä (jaettu työntekijälle A).
2) Avautuneen tehtävän ylälaidassa näet sinisen kynä-ikonin. Paina tätä nappia siirtyäksesi tehtävän toistuvuus ID:n mukaiseen seuraavaan tehtävään jota ei ole vielä jaettu työntekijöille. Tässä tapauksessa siirryt yliylihuomisen eli torstain tehtävään. Se on ensimmäinen tehtävä joka on kiinni toistuvuudessa ja jonka muokkaaminen muuttaa myös toistuvuuden loppujakin tehtäviä.
3) Poista nyt kyseinen tehtävä painamalla ylälaidan Roskakori-ikonia (ota kuitenkin ensin ylös tehtävän toistuvuus ID, tarvitset tätä myöhemmin) ja valitse avautuvasta dialogista Poista toistuvuus -painike. Tälläin tuhoat koko tehtävän kyseisestä päivästä ikuisuuteen.
4) Jotta saat poistettua tehtävän kokonaan tästä päivästä eteenpäin niin tulee sinun poistaa yksitellen vielä jo jaetut tehtävät.
a) Voit poistaa ne avaamalla kyseiset tehtävät yksitellen aikajanalta oikeina päivinä.
b) Tai aukaisemalla varausosion haun ja asettamalla sinne aiemmin kopioimasi toistuvuus ID:n.
Ohjelma hakee listaksi kaikki kyseisellä ID:llä olevat tehtävät, joita pääset muokkaamaan tuplaklikkaamalla haluamaasi tehtävää. Kyseinen tehtävä aukeaa muokattavaksi ja voit poistaa tehtävä. Poista samalla tavalla loputkin haussa näkyvät tehtävät.
