Tässä ohjeessa käydään vaihe vaiheelta läpi laskutuksen tekeminen
Vaihe 1: Varausosio
Valitse varausosiolla näkymäksi Tehtävät, jonka jälkeen valitse Näytä kaikki:
Alle aukeaa näkymä, jossa tulisi näkyä halutulla ajanjaksolla seuraavat asiat:
Status, mikäli status näkyy jonain muuna värinä kuin vihreänä, tulee tarkistaa miksi suunniteltu työ on vielä aloittamatta/kesken
Kesto, tarkasta käyntien pituudet, että ne ovat oikein - toteutuneen keston mukaan käynti siirtyy laskutukseen
Tuotteet, käy läpi kaikki keltaisella, punaisella tai tyhjänä olevat tuotteet ja korjaa tarvittaessa. Syynä voi olla puuttuva sopimus asiakaskortilla, puuttuva käyntityyppi tehtävällä tai puutteita sopimuksen hinnastossa.
Vaihe 2: Punakynäajo, eli laske toteutuneet palvelut
Avaa varauksista Tehtävien hallinta eli ns. punakynä
Punakynäajoa tehdessä palvelukoosteella ei saa olla hyväksyttynä tai laskutettuna niitä tapahtumia mitä yrität laskettaa punakynällä.
Näkymästä avautuu seuraava näkymä, josta valitaan Varausosio, asiakassuodatus (tarvittaessa), aikaväli, tehtävän tila: Valmis tai Ei merkitystä ja Sisältää laskutettavaa: Sisältää suunniteltuja tuotteita, joita ei ole laskutettu, jonka jälkeen haetaan tehtävät:
Haun jälkeen näkymään ilmestyy aiemmin määritellyjän hakutulokset.
Tämän jälkeen alhaalta klikataa Valitse kaikki, jonka jälkeen valitaan Tee toteutuneille palveluille: Laske palvelut uudelleen (aikap. + muut) ja klikkaa Suorita operaatio valituille:
Punakynä ajo tulee tehdä aina, kun varausosiolla tehdään muutoksia jo lasketettuihin käynteihin tai, jos haluatte nähdä muutokset heti palvelukoosteella.
Punakynäajo on mahdollista tehdä pelkästään yhdelle asiakkaalle, päivälle tai käynnille.
Vaihe 3: Palvelukooste
Valitse Laskutus -välilehti ja Palvelukooste.
Valitaan päivämäärä väli ja painetaan Tallenna valinta & Siirry asiakkaisiin.
Valitaan asiakkaat joko yksiköittäin tai asiakkaittain, asiakasnäkymä aukeaa yksikön vasemmalla puolella olevasta + painikkeesta. Tämän jälkeen painetaan Tallenna valinta ja siirry tuotteisiin.
Valitaan tuotteet, joko kategorioittain tai tuotteittain, tuotenäkymä avautuu klikkaamalla kategorian vasemmalla puolelle olevaa + painikkeesta. Tämän jälkeen painetaan Tallenna valinta.
Viimeisessä kohdassa painetaan Näytä valitut.
Vaihe 4: Palvelukoosteen tarkastus
Palvelukooste avautuu oikealle puolelle näkymää.
Kyseisessä näkymässä näytetään kokonaissummat tuotteittain, tässä ei kuitenkaan nähdä sitä, että miten lasku jakautuu eri maksajille (tämän näkee vasta Laskujen viennissä).
Kooste koostuu erivärisitä palloista, väkäsistä sekä mahdollisesta punaisesta väristä.
Tuotteiden vieressä olevat pallot kertovat sen, onko ne hyväksytty laskutukseen (vihreä) vai ovatko ne vielä hyväksymättä tilassa (harmaa).
Punainen väritys taas kertoo siitä, että kyseisillä riveillä on virheitä.
Rivit saa aktivoitua siten, että klikataan esim. Yksiköt kohdasta, jolloin ne muuttuvat siniseksi.
Samalla palvelukoosteen alla olevat painikkeet aktivoituvat:
Virheilmoitukset saa avattua alaoikealle olevasta info-painikkeesta.
A kertoo asiakkuuden, B tuotteen, C päivämäärän, D syyn ja E ohjaa missä tulee korjata:
Mahdollisia tulevia virheilmoituksia on: tuote ei ole aktiivinen sopimukselle, käyntityyppi väärä, asiakkaalta puuttuu sopimus, sopimukselta puuttuu tuote tai varausosion asetuksissa puutteita.
Palvelukoosteen alarivillä näkyy valittujen rivien statukset sekä euromäärät:
Laskutettu 450€, tämä näkyy palvelukoosteella vihreällä väkäsellä:
Hyväksytty 1 003,45€, tämä näkyy palvelukoosteelle vihreänä ympyränä:
Hyväksymättä 140€, tämä näkyy palvelukoosteella harmaana ympyränä:
Laskutukseen pystyy viemään ainoastaan ne tuotteet, joissa on vihreä ympyrä - harmaita ympyröitä tai vihreitä väkäsiä ei pysty viemään laskutukseen.
Laskutuksen jälkeen näkymässä ei pitäisi olla yhtään harmaata ympyrää ellei ole jotain poikkeuksia.
Vaihe 5: Laskujen muodostaminen
Laskujen muodostamista varten tulee tuotteet olla hyväksyttyjä, laskutuksen voi tehdä kaikille asiakkaille tai vain osalle kerrallaan.
Laskujen hyväksymisen jälkeen klikataan Vie laskuiksi... painiketta
Mikäli maksajien tiedoissa on puutteita avautuu v irheilmoitusikkuna Mahdollisia puutteita tiedoissa (Klikkaamalla ympyröidystä kohdasta pääset korjaamaan näitä).
Vaihe 6: Laskujen lopputarkastus ennen siirtotiedoston muodostamista tai rajapintavientiä:
Tarkista PSOP-laskun loppusumma, että se täsmää siihen mitä on syötetty Parastapalvelua.fi palveluun (tämän tulisi täsmätä joka kuukausi).
Tarkista Palse laskun loppusumma, että se täsmää Palsen summiin sekä muista luoda Palsessa viite laskulle/laskuille.
Tarkista, että omavastuulaskut ovat muodostuneet oikein.
Laskujen vientinäkymässä näkee miten laskut jakautuvat eri maksajille.
Klikkaamalla vasemmalla olevaa nuolta pystyy tarkastelemaan miten laskut ovat jakautuneet.
Laskuista on mahdollista ottaa tuloste klikkaamalla rivin oikeassa reunassa olevaa Tulosta... tai alavasemmalla olevaa tulostinkuvake painiketta.
Vaihe 7: Laskujen vienti haluttuun järjestelmään:
Vie laskut painikkeella pystyy viemään rajapinnan kautta laskut taloushallinnonjärjestelmään laskutettavaksi - tämä vaatii rajapinnan kytkemisen päällä.
Luo siirtotiedosto painikkeella saatte luotua siirtotiedoston vietäväksi taloushallinnon järjestelmään.
Näkymän alavasemmalle olevien päiväyksien avulla on mahdollista määrittää päiväykset.
Kun laskutus on saatettu loppuun olisi hyvä tarkistaa kerralla palvelukoosteen tila kaikilla valinnoilla.
Näin voidaan varmistua siitä, että kaikki on varmasti laskutettu.