Tähän ohjeeseen on kerätty tärkeimpiä muistutuksia laskutuksen tarkistamiseen.
- Laskutuksen tarkistus on parhaimmillaan päivittäinen prosessi.
Kun olet alusta lähtien rakentanut sopimukset, tuotteet ja varaustyypit (tehtävätyypit) tai palvelupaketit oikein laskutukseen ei mene aikaa montaa tuntia kuukauden loputtua. - Tarkemmat ohjeet löydät tuki.domacare.fi laskutus DC1 osiosta.
- Kuukausi ja vrk tuotteissa ja sopimuksissa on tärkeää, että sekä karenssit että asiakkaiden poissaolot on asetettu oikein. Lisäksi hinnat tulee olla sopimuksissa oikein.
- Aikapohjaisissa tuotteissa tuotteiden aika-asetukset ja hinnat oikein sekä tehtävillä on käytetty oikeaa varaustyyppiä. Varaukset näkymien tehtävät ovat kk loputtuna vihreinä eikä missään ole virhe ilmoituksia (oransseja palloja).
- Lopuksi ennen laskutusta käy läpi tehtävän hallinnassa ns. Punakynä ajo, jotta kaikille tehtäville nousee määrät.
Aikapohjaisten tehtävien laskuttaminen
Yllä olevasta kuvasta laskutukseen on menossa vain ensimmäinen käynti, koska se on vihreänä eli valmiina. Punainen tehtävä kertoo, että käyntiä ei ole vielä aloitettu ja jos tehtävä on oranssi niin tehtävää ei ole vielä lopetettu ja siksi näistä käynneistä ei kerry laskutettavaa.
Jos jossain tehtävässä on oranssi pallo, niin avaa tehtävä. Tarkista, että asiakkaan nimen perässä on yksikkö tiedon lisäksi sopimustieto, tehtävällä on oikea varaustyyppi ja tuotteet välilehdelle on noussut keltainen oikeille tuotteille.
Jos tuotteilla ei ole keltaista pohjaa, käytä varaustyyppi pois ja takaisin. Jos siitä huolimatta ei tuotteet aktivoituneet, tarkista asiakkaan euromerkin takaa, että hänen sopimus on voimassa oikeasta päivästä lähtien ja sopimuksella on oikeat tuotteet.
Voit hyödyntää tarkistamiseen myös Näytä Kaikki tilaa. Näistä löydät lisää tietoa
Laskutuksen tarkastaminen varausosiossa linkin takaa.
Kun kaikki tehtävät ovat vihreitä ja laskutus on niin sanotusti kunnossa siirry tehtävänhallintaan eli punakynään.
1) valitse varaukset välilehdeltä niin sanottu punakynä eli tehtävienhallinta.
2) Avautuu Tehtävien hallinta näkymä → Valitse Varausosio → tarvittaessa asiakas suodatus → aikaväli → Tehtävien tila: Valmis → Sisältää suunniteltuja tuotteita joita ei ole laskutettu → Hae tehtävät
3) Valitse kaikki (alhaalla vasemmalla) → Tee toteutuneille palveluille: Laske palvelut uudelleen (aikap. + muut) → Suorita operaatio valituille
Tällä haulla saat varmistettua, että kaikille tehtäville nousee määrät taakse. Myös niille, joita on esim. muokattu tai merkitty valmiiksi DC1:llä.
Tämän jälkeen voit siirtyä Laskutus -> Palvelukooste kohtaan.
Palvelukooste
Palvelukoosteella koostetaan laskutuskoonti, joka viedään Laskujen vienti näkymään, jos näet miten lasku on jakautumassa eri maksajien kesken.
1) Valitse palvelukoosteelle aikaväli, josta olet tekemässä laskutusta tallenna ja siirry asiakkaisiin.
2) Valitse ne yksiköt ja/tai asiakkaat, joista ole koostamassa laskutusta tallenna ja siirry tuotteisiin.
3) Tuotteet kohdassa voit valita, joko kaikki tai esim. vain palveluseteli kategorian tuotteet jne. Tallenna ja näytä valitut.
4) Kooste kokoaa yhteen kaikkien laskutettavien tiedot. Tässä näkymässä näet asiakkaan laskutettava kokonaissumman. Jakautuminen eri maksajille näkyy vasta laskujen vienti näkymässä.
5) Kun klikkaat esim. tiettyä riviä tai kuten kuvassa yksikkö kohtaa aktivoi se sen rivin siniseksi, jolloin voi tarkistaa, muokata tai hyväksyä tiedot.
6) Jos yhteensä summassa on vaaleanpunainen pohja, kertoo ohjelma jostakin virheestä laskutuksessa. Virheraportin näet oikeasta alakulmasta painamalla sinistä palluraa.
7) Raportilta löydät tiedot esim. että sopimuksella ei olet tuote aktiivisena tai sopimus ei ole ollut voimassa. Käy korjaamassa nämä virheet ensi ja jatka sen jälkeen laskutusta.
8) Aktivointi avaa myös alas keltaiselle pohjalle summat, jotka on jo laskutettu, hyväksytty tai on hyväksymättä. Koosteella olevat harmaat pallot kertoo myös, että kyseisessä ryhmässä on hyväksemättömiä summia, vihreä pallura kertoo, että laskutus on hyväksytty jo ja vihreä väkänen kertoo, että laskutus on jo tehty ja ns. lukittu.
9) ainoastaan vihreät siirtyvät laskutuksen vienti näkymään.
10) HUOM! jos huomaat virheen jo hyväksytyssä summassa muista peruuttaa hyväksyntä, ennen kuin lähdet tekemään korjauksia!
11) Ala reunaan aktivointiin tulee näkyviin myös valikot, joista voit tulostaa erilaisia raportteja laskutuksesta, hyväksyä, hylätä summa, peruuttaa laskutuksen, viedä laskuiksi. Näytä summan yksityiskohtaisuudessa, voit tarkistaa myös mistä lasku koostuu. Muokkaa valittuja kohdasta voit myös vielä muokata ja tarkista laskutusta. Sekä merkitä laskutetuiksi. Tässä voit vielä esim. lisätä asiakkaille vaikka paperilaskusta lisämaksun yms.
Tai voit tehdä lisää laskutettavan kautta esim. hyvityslaskun.
12) Kun kaikki on tarkistettu ja laskutus on valmis niin valitse kaikki siniseksi ja paina Vie laskuiksi.
13) Laskujen vienti näkymään siirtyessä ohjelma usein antaa virhe näkymän, jossa kertoo, että puuttuu jotain laskutustietoja. Tämän usein voi vain sulkea pois.
14) Nyt näet avautumassa näkymässä laskujen jakautumisen eri maksajille. Nyt pääset viemään ne myös rajapintaa pitkin (jos aktivoitu lisämaksullisia palveluja), Palse.fi, Parastapalveluun sekä eri laskutusohjelmiin. Tai voit tulostaa laskutuskoosteet ja tallentaa PDF omalle koneelle tulosta painikkeesta rivin perästä tai vasemmasta alakulmasta.
HUOM!
15) Pystyt vielä tarkistamaan harmaasta nuolesta laskutuksen sisällön.
16) oikeasta alareunasta löydät päivämäärät joista voit vaihtaa laskujen päiväystä, maksuehto päivää (josta alkaa laskemaan eräpäivää) sekä kirjauspäivää.
Kun viet rajapintoihin laskuja katso esim. oikeasta yläkulmasta yhteensä summa ja laskujen määrä ja varmista rajapinnasta, että kaikki siirtyi!
Samoin jos viet Palse.fi ja Parastapalveluun katso rivin summa ja varmista, että vastaa summat täsmää. (sentti haasteita voi olla, johtuen pyörristyssäännöistä) HUOM!!
MUISTA myös aina katsoa vienti näkymässä olevasta ponnahdusikkunasta mahdolliset virhekoodit. Venytä ja levitä ponnahdusikkunaa ja ota KOKO virhe koodista kopio ja toimita tarvittaessa se tuki@domacare.fi osoitteeseen. Esim. Alla olevassa kuvassa ei näy koko virhekoodi. Sama myös PSOP ja Palse vienneissä!