Asiakkaalle asetetaan säännöllisesti laskutettavat yksikkö- ja sopimustuotteet osana palvelupaketteja. Palvelupaketit määritellään ja asetetaan asiakkaalle Laskutus-välilehden Palvelupaketit-osiosta.



1. UUDEN PALVELUPAKETIN LISÄÄMINEN


Palvelupaketteja voidaan lisätä asiakkaalle aiemmin määriteltyjen palvelupakettipohjien perusteella tai luomalla kokonaan uusi. Palvelupakettien lisääminen tapahtuu Palvelupaketit-osiossa valitsemalla haluttu asiakas ja painamalla tämän palvelupakettilistan alimmaisena olevaa Lisää-nappia.


Jos haluat luoda saman paketin usealle asiakkaalle niin sen voit tehdä sen samassa yhteydessä, kun luot ensimmäistä kertaa palvelupaketin jollekin tietylle asiakkaalle.


a) Painettuasi Lisää-nappia aukeaa palvelupaketin luomiseen tarkoitettu dialogi uuteen ikkunaan. Ensimmäiseksi voit valita luotko täysin uuden palvelupaketin (annat vain nimen ja kuvauksen ennen eteenpäin siirtymistä) tai käytätkö aiemmin luotua palvelupakettipohjaa uuden paketin taustalla (valitset Käytä pohjaa -täpän ja valitset haluamasi pohjan).



b) Palvelupaketit voivat sisältää joko pelkästään vuorokausi- tai kuukausipohjaisesti hinnoiteltuja tuotteita.



c) Tässä välissä voit valita keille asiakkaille palvelupaketti annetaan. Oletuksena valittuna on asiakas jonka palvelupakettilistasta painoit Lisää-painiketta aivan alussa, mutta voit asettaa tämän saman palvelupaketin myös muille asiakkaille samalla kertaa. Vasemmalla voit valita yksiköt, joiden mukaan oikealle tulee näkyviin asiakkaat valittavaksesi.



d) Määrittele nyt palvelupaketin voimassaoloaika sekä laskutuksen toistuvuus. Alkupäivä on yleensä joko uudella asiakkaalla tulopäivä tai vanhoilla asiakkailla sen kuukauden ensimmäinen päivä, jolta laskutus halutaan aloittaa. Loppupäivä kannattaa asettaa seuraavan vuoden loppuun. Kuukausipaketilla päiväksi tulee 1.12 sillä ohjelma lisää kuukausituotteet aina kuukauden 1. päivälle.



e) Valitse raksimalla vasemmanpuoleisesta valikosta ne tuotteet jotka haluat lisätä palvelupakettiin. Tämän jälkeen valitse ikkunan alalaidasta tuotteiden määrä (oletuksena on yksi kappale jokaista valitsemaasi tuotetta) ja paina Lisää tuotteita -nappia siirtääksesi valitsemasi tuotteet vasemmanpuoleiseen Palvelupaketin tuotteet -osaan. Tarkista, että summat ovat oikein (tarvittaessa voit poistaa tuotteita punaisesta raksista tuotteen perässä) ja paina Seuraava-nappia jatkaaksesi.


HUOM. Niin sanotut eurotuotteet hinnoitellaan määrällä tässä vaiheessa. Eli käytännössä kyseisille tuotteille laitetaan sopiva määrä (esimerkiksi 500 kpl) 1 euron arvoisia tuotteita jolloin määrä nostaa hinnan haluttuun (tässä esimerkissä 500 kpl x 1 euro = 500 euroa).



f) Tarkista yhteenvetosivulta, että kaikki ovat oikein ja paina Valmis-painiketta hyväksyäksesi palvelupaketin tai korjaa eri kohtia palaamalla takaisinpäin painamalla Edellinen-nappia.



g) Juuri luomasi paketin tietoja voit tarkastella painamalla kyseisen palvelupaketin nimen perässä olevaa sinistä info-painiketta.



2. PALVELUPAKETTIPOHJIEN LUOMINEN JA MUOKKAAMINEN


Palvelupakettipohjia luot ja muokkaat Palvelupaketit-osion vasemmasta alalaidasta löytyvää Muokkaa palvelupakettipohjia -painikkeen alta. Palvelupakettipohjia on järkevä luoda silloin, kun yksikössä on käytössä myös tulevaisuudessa samanlaisia paketteja useilla asiakkailla. Näin uusien asiakkaiden kohdalla on helppo ottaa käyttöön jo olemassaoleva palvelupaketti ja asettaa se palvelupaketin lisäys vaiheessa luomatta kokonaan uutta pakettia. Tämä säästää työaikaa ja nopeuttaa uuden asiakkaan lisäämistä järjestelmään.


a) Painettuasi Muokkaa palvelupakettipohjia -näppäintä aukeaa uuteen ikkunaan uusi dialogi. Voit tässä vaiheessa valita haluatko muokata jotain olemassaolevaa palvelupakettipohjaa vai luoda kokonaan uuden. Valitsemme tässä esimerkissä uuden luomisen, mutta olemassaolevan paketin muokkaaminen ei tästä juurikaan eroa.



b) Käytännössä palvelupakettipohjan luominen tapahtuu samalla tavalla, kuin palvelupaketinkin luominen. Yllä olevasta esimerkistä poiketen valitsemme tässä kuukausihinnoitellu tuotteen.



c) Kirjoita paketille nimi. Voit tässä vaiheessa asettaa paketin myös tehtäväksi eli se näkyy silloin työlistalla.



d) Määrittele tehtävän voimassaoloaika ja toistuvuus.



e) Aseta palvelupakettiin tuotteet samalla tavalla, kuin aiemmankin kohdan esimerkissä tehtiin. Paina tämän jälkeen Valmis-painiketta. Ohjelma ilmoittaa paketin tallentuneen järjestelmään.



Palvelupakettipohjan luominen ei vielä lisää sitä asiakkaille. Katso palvelupakettipohjan lisääminen yllä olevasta esimerkistä, mutta valitse dialogin alussa käyttäväsi palvelupakettipohjaa.


3. PALVELUPAKETTIEN JATKAMINEN JA PÄÄTTÄMINEN


Asiakkailla asetettuja palvelupaketteja voi muokata eli käytännössä jatkaa niiden voimassaoloa, päättää niiden voimassa olon tai päättää voimassaolo ja luoda uusi paketti entisen tilalle.


Laskutus->Palvelupaketit -osiossa on palvelupakettien massatyökalu, jolla voit jatkaa vaikkapa kaikkien asiakkaiden paketteja vuodella eteenpäin.


Eurotuotteiden osalta pakettien jatkamisen yhteydessä voidaan samalla korottaa hintaa l. määrää esim. prosenteilla. Tätä käytetään yleisesti vuokrien korotuksessa.


Halutessasi muokata nykyisen palvelupaketin toistuvuutta, tuotteita ym. valitse Päätä ja luo uusi paketti. Tällöin nykyinen paketti päätetään valitsemaasi päivään ja muutokset tulevat voimaan uutena pakettina.


3.1 YKSITTÄISEN PAKETIN MUOKKAUS


Yksittäistä palvelupakettia muokkaat painamalla asiakkaan palvelupakettilistasta haluamasi palvelupaketin perässä olevaa sinistä kynä-painiketta. Tämän jälkeen voit valita kolmesta vaihtoehdosta:


a) Jatka pakettia. Jatkat tämän valinnan avulla yksittäisen paketin voimassaoloaikaa.


b) Päätä paketti. Päätät tämän valinnan avulla yksittäisen paketin voimassaoloajan.


c) Päätä ja luo uusi paketti. Päätät yksittäisen paketin voimassaoloajan ja luot heti perään sen tilalle uuden palvelupaketin.



3.2 USEIDEN PAKETTIEN MUOKKAAMINEN


Jos on tarvetta jatkaa useita palvelupaketteja niin se tapahtuu helpoiten painamalla sivun vasemmassa alalaidassa olevaa Jatka useita palvelupaketteja -painiketta.


a) Valitse yksiköt joiden asiakkaiden palvelupaketteja haluat muokata.


b) Valitse aikaväli jolla päättyvien pakettien voimassaoloa haluat jatkaa.


c) Valitse ne asiakkaat joiden palvelupaketteja haluat jatkaa.


d) Aseta uusi päättymispäivämäärä palvelupaketeille. Voit myös asettaa eurotuotteiden määrille prosenttimääräisen korotuksen. Eurotuotteita käytetään tilanteessa jossa esimerkiksi yksikössä on 34 erilaista vuokraa (johtuen vaikkapa neliöperusteisesta hinnoittelusta, eikä ole järkevää luoda jokaisella vuokralle omaa tuotetta. Tällöin määrä ja sen lisäykset asettavat eurotuotteelle oikean hinnan.


Paina lopuksi Tallenna-painiketta hyväksyäksesi muutokset.