Varausosion ideana on yhdistää neljä asiaa: Resurssit (esimerkiksi huoneet tai tarvikkeet), työntekijät, asiakkaat ja aikataulut. Varausosiota käytetään enimmäkseen kahteen tarkoitukseen eli huonevarausten kirjaamiseen ja tarkasteluun (jos asiakkailla on vain lyhyt aikaista oleskelua) tai kotihoidon tehtäviin, jolloin asiakaskäynnit nähdään aikajanalla.
1. Varausosion etusivu
Varaukset-välilehti aukeaa oletuksena varauskalenteri-näkymään, josta näet työntekijöiden tehtävät ja tehtäväryhmät.
1.1 Työkalurivi (a)
Työkalurivin tärkeimmät työkalut ovat Tehtävien hallinta eli niin sanottu punainen työkalu sekä Etsi-toiminto. Lisäksi vasemmassa laidassa oleva Päivitä-toiminto on hyödyllinen sillä sitä painamalla auki oleva kalenterinäkymä tarvittaessa päivitettyä.
1.2 Kalenterinäkymän työkalut (b)
Vasemmanpuoleisista säätimistä valitset montako päivää näytöllä näkyy yhtä aikaa (esimerkkikuvassa on valittu 1 päivän näkymä) ja oikeanpuoleisista valitset näytettävän päivän (tai jos valittuna on, että näyttää useita päiviä näytöllä niin näkymän ensimmäisen päivän).
1.3 Varauskalenterit-lista (c)
Esimerkkikuvassamme on vain yksi olemassaoleva varauskalenteri, mutta yleensä yrityksillä näitä on käytössä huomattavasti enemmän. Kalentereita voidaan luoda omansa vaikkapa kotikäynneille, siivoukselle tai eri yksiköille.
Tarkemmat ohjeet varauskalenterien luomiseen löydät täältä »
1.4 Varauskalenteri (d)
Varauskalenterin ylälaidassa on niin sanotut välilehdet joista voidaan vaihtaa kalenterin näkymä niin, että tehtävien sijaan voidaan tarkastella vaikka työntekijöitä tai työvuoroja.
Tehtävälistalla näkyvät ylemmässä osiossa työntekijät ja heidän tehtävänsä sekä alemmassa työtehtäväryhmät.
1.5 Varauksen tyyppi (e)
Varauksen tyypit voidaan määrittää Määritykset-välilehdellä Varaustyyppi-alivälilehdellä.
Luot uusia varaustyyppejä painamalla sivun vasemmassa ylälaidassa olevaa Luo-painiketta. Aseta uudessa ikkunassa nimi varaustyypille ja väri tämän jälkeen oikeanpuoleisessa listassa klikkaamalla varaustyypin oikeaa laitaan.
Aseta varaustyypille haluamasi palvelut Aseta palvelut -painiketta painamalla.
Varaustyyppejä käytetään laskutusperusteen määrittämiseksi asiakaskäynneille. Jos kyseessä on kotihoidon käynti, kannattaa luoda varaustyyppi ”KH”, jonka alle kytketään kaikki ”Kotihoito arkisin 7-18, Kotihoito arkisin 18-22, Kotihoito lauantai 7-18” -tyyppiset tuotteet. Jos kyseessä kotihoiton palvelusetelikäynti, kannattaa tyypiksi nimetä ”KH PS”, jonka alle valitaan tuotteet ”Kotihoito palveluseteli arkisin 7-18″…jne.
Eri käyntityyppejä tarvitaan niin monta kuin on erilaista laskutusperustetta. Jos yhdellä asiakkaalla käydään esim. maanantaisin siivoamassa, joka päivä aamukäynti kotihoitoa, sekä pari kertaa viikossa kotisairaanhoitoa kuuluu kaikilla noilla käynneillä olla oma käyntityyppinsä(esim. SIIV, KH ja KSH), jonka perusteella DomaCare laittaa oikeat tuotteet laskutukseen kun käynti kuitataan tehdyksi.
Palvelut voivat olla joko kiinteähintaisia tai aikapohjaisia. Aikapohjaisten palveluiden kanssa käytetään varaustyyppejä, joihin voi kuulua useita eri tuotteita. DomaCare lisää laskutukseen oikeaa palvelua sen perusteella mitä tuotteita(käyntityyppi/varaustyyppi) käyntiin on kytketty, mikä päivä on kyseessä, sekä mikä kellonaika tehtävä alkoi ja päättyi.
Lue lisää aikapohjaista palveluista täältä »
1.6 Välilehdet (f)
Varausosion lisäksi löydät välilehtien alta muun muassa Tilastot- ja Määritys-välilehdet. Määrityksistä voit tehdä muutoksia moniin tietoihin.