Ennen Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönottoa tulee pääkäyttäjien määritellä Symbolien muokkaus-työkalulla ne symbolit, joita käytetään sosiaalihuollon asiakastietovarantoon tallennettavissa kirjauksissa. Työkalu on tehty ainoastaan varannon symbolien määrittelyä varten, muiden symbolimuokkausten tilaus edelleen tuen kautta.
Symbolien muokkaus-työkalun löydät DC2 Asetukset-välilehdeltä, Hallinnointi- osiosta. Työkalu on näkyvissä ainoastaan pääkäyttäjille. Ennen työkalun käyttöä perehdy huolellisesti alla oleviin käyttöohjeisiin.
Symbolien muokkaaminen
Symbolien muokkaus-työkalusta löydät Ei-Kanta arkisto - ja Sosiaalihuollon asiakastietovaranto - valikot. 
Ennen määrittelyn toteutusta kaikki teidän symbolit löytyvät Ei-Kanta arkisto-valikosta. Työkalun avulla on tarkoitus kopioida/siirtää tarvittavat symbolit Sosiaalihuollon asiakastietovaranto-valikkoon, jonka jälkeen näitä symboleja voi käyttää sosiaalihuollon varannon kirjausta tehdessä.
1. Symbolin nimi ja kuvake
2. Symbolipuun nimi, johon ko. symboli on liitettynä. Kuvan esimerkissä Hygienia-symboli on liitettynä Matin yksikkö-nimiseen symbolipuuhun. Mikäli tämä kohta on tyhjä, kyseinen symboli kuuluu ns. oletus-symboleihin eli ei ole linkitettynä mihinkään tiettyyn symbolipuuhun ja on näkyvissä niissä yksiköissä, joihin ei ole linkitetty erillistä symbolipuuta.
HUOM! Sama symboli voi olla liitettynä useampaan eri symbolipuuhun, kts. kuva alla.
Symbolille tehtävät muutokset, kuten kopiointi, vaikuttaa kaikkiin niihin symbolipuihin, joihin ko. symboli on liitetty. Esimerkiksi jos Aktiviteetit-symboli kopioidaan Ei-Kanta arkisto-valikosta Sosiaalihuollon asiakastietovaranto-valikkoon, liitetään myös uusi kopioitu symboli Matin yksikkö- ja Tepon yksikkö- symbolipuihin.
3. Pääsymbolin id numero. Jokaisella symbolilla on yksilöllinen id numero. Kuvan esimerkissä Hygienia-symbolin id on 345.
Valitse Ei-Kanta arkisto-valikosta yksitellen symbolit, jotka on tarkoitus määritellä käytettäväksi sosiaalihuollon asiakastietovarannon kirjauksissa.
Valitse arkistotyyppi-kohdassa on oletuksena Sosiaalihuollon asiakastietovaranto. Valintaa ei tarvitse muuttaa, mikäli olet muuttamassa/kopioimassa symbolia Ei-kanta arkisto-valikosta sosiaalihuollon varannon symboliksi.
Muuta - painikkeella voit muuttaa/siirtää symbolin toiseen valikkoon. Ylläolevan kuvan esimerkissä Muuta-painikkeella Hygienia-symboli siirrettäisiin Ei-Kanta arkisto-symboleista Sosiaalihuollon asiakastietovaranto-symboleihin. Tämän muutoksen jälkeen Hygienia-symboli häviäisi varannon ulkopuolisten kirjausten symboli-valikosta ja sitä voisi käyttää ainoastaan sosiaalihuollon varantoon tallennettavissa kirjauksissa. Symbolia et voi kuitenkaan siirtää, mikäli symbolilla on kirjattu kirjauksia, tällä varmistetaan että aiemmat kirjaukset ovat näkyvissä käyttöliittymässä. Työkalussa on estetty Muuta-toiminto tällaisten symbolien kohdalla ja ohjelma antaa virhe-ilmoituksen, mikäli tällaista symbolia yrität siirtää.
HUOM! Muuta-toimintoa käytettäessä huomioi myös se, että mikäli yksikössä on vielä asiakkaita, joiden kirjauksia ei tallenneta vielä varantoon, niin symbolin siirron jälkeen ko. symboli ei ole enää näiden asiakkaiden kirjauksissa käytettävissä. Tällaisessa tilanteessa on suositeltavaa käyttää Kopioi-toimintoa, jolloin alkuperäinen symboli jää edelleen käytettäväksi niiden asiakkaiden kirjauksissa, joiden kirjauksia ei vielä tallenneta varantoon.
Kopioi - painikkeella symbolista tehdään kopio siihen valikkoon/arkistotyyppiin, joka on valittuna Valitse arkistotyyppi-kohdassa. Ylläolevan kuvan esimerkissä Kopioi-painikkeella luotaisiin kopio Ei-Kanta arkisto-valikossa olevasta Hygienia-symbolista Sosiaalihuollon asiakastietovaranto-valikkoon. Kopiossa symbolin kuvake, nimi ja ala-otsikot ovat samanlaiset kuin alkuperäisessä symbolissa, ainoastaan symbolin id muuttuu eli kopioidulle symbolille tulee uusi ID numero.
Poista - painikkeella symboli poistetaan käyttöliittymästä. Symbolia et voi kuitenkaan poistaa, mikäli symbolilla on kirjattu kirjauksia, tällä varmistetaan että aiemmat kirjaukset ovat näkyvissä käyttöliittymässä. Työkalussa on estetty Poista-toiminto tällaisten symbolien kohdalla ja ohjelma antaa virhe-ilmoituksen, mikäli tällaista symbolia yrität poistaa. Poista-toimintoa voit käyttää esim. tilanteissa, jolloin olet epähuomiossa kopioinut Sosiaalihuollon asiakastietovaranto-valikkoon sinne kuulumattoman symbolin ja ko. symbolia ei ole vielä käytetty kirjauksissa. Kuvan esimerkissä Poista-painikkeella Hygienia symboli poistettaisiin Sosiaalihuollon asiakastietovaranto-valikosta.
Kun olet toteuttanut tarvittavat toimenpiteet symboleille, voit tarkistaa Sosiaalihuollon asiakastietovaranto-valikosta että sieltä löytyy tarvittavat symbolit.
Poistetun symbolin palautus
Hallinnointi-osiosta löytyy myös Palauta poistetut symbolipuut-työkalu.
Palautus työkalua voit käyttää tilanteessa, jossa poistamasi symboli on tarpeen saada palautettua takaisin alkuperäiseen valikkoon.
Valitse listasta symboli, jonka haluat palauttaa.
Profiilit-kohdasta näet mihin symbolipuuhun symboli on liitetty. Mikäli Profiilit-kohdassa on viiva, tarkoittaa se että kyseessä on oletus-symboli, jota ei ole liitetty mihinkään erilliseen symbolipuuhun.
Arkistotyyppi-kohdasta näet, mistä valikosta ko. symboli on poistettu. Symboli palautuu takaisin samaan valikkoon.
NON_KANTA = Ei-Kanta arkisto
SOCIAL = Sosiaalihuollon asiakastietovaranto
Palauta-painikkeella vahvistat palautuksen ja valittu symboli tulee näkyviin uudelleen alkuperäiseen valikkoonsa.
Huomiot:
- Symbolien muokkaus-työkalu estää saman symbolin kopioinnin moneen kertaan. Ohjelma antaa virheen, mikäli samaa symbolia koittaa kopioida useampaan kertaan.
- Symboleissa on yleensä yksi Vapaa teksti-symboli, jossa ei ole symbolin kuvaketta ollenkaan (kts. kuva alla). Kyseessä on erikois symboli, jota ei ole mahdollista kopioida. Ohjelma antaa virheen, mikäli ko. symbolia yrittää kopioida.
Kun ylläolevat toimet on tehty, päivittäiskirjausta tehtäessä valikkoon tulee valittavaksi Uusi kirjaus ja Uusi sosiaalikirjaus.
Uusi kirjaus-valinta tarkoittaa kirjausta jota ei tallenneta sosiaalihuollon asiakastietovarantoon ja tällä valinnalla symbolivalikkoon nousevat ne symbolit, jotka ovat Symbolien muokkaus-työkalussa Ei-Kanta arkisto-valikossa.
Uusi sosiaalikirjaus-valinta tarkoittaa kirjausta joka tallennetaan sosiaalihuollon asiakastietovarantoon ja tällä valinnalla symbolivalikkoon nousevat Sosiaalihuollon asiakastietovaranto-valikossa olevat symbolit.
