Yleistä laskutuksesta

DomaCaressa voit laskuttaa erilaisia laskutussopimuksia- ja sääntöjä käyttäen ja meiltä löytyvät integraatiot palvelusetelijärjestelmiin.


Tukisivuiltamme löydät kattavat ohjeet DomaCaren Laskutus-osiosta.


PALSE ja PSOP

Palse.fi ja PSOP rajapintojen käyttöönotto tehdään ohjatusti kouluttajamme kanssa. Voit tilata palvelun asiakaspalvelumme kautta.


Yleistä laskutuksen tarkistamisesta

Varaukset-osion tarkistus

  • Mikäli asiakkaille on palveluseteleitä, suosittelemme tekemään tarkistuksen joka viikko
  • Käyntien kuittaukset
  • Mahdollisten virheiden korjaukset (sopimus, käyntityyppi yms.)

Viikoittainen palvelusetelikäyntien vienti palvelusetelijärjestelmiin

  • Suosittelemme tekemään viikottaisen viennin palvelusetelijärjestelmään esimerkiksi joka perjantai, kun esimies tai vastaava on kuitannut työvuorot tarkistetuiksi 
  • Tämä vähentää kuunvaihteeseen liittyvää työmäärää ja mahdollisia virheitä laskutuksessa


Varausosion tarkistus

Siirry Varaukset-välilehdelle ja valitse täältä Näytä kaikki


Tarkista esiin tulleesta näkymästä ja halutulta ajanjaksolta seuraavat asiat:

Status

  • Jos muu kuin vihreä niin hyvä tarkistaa syy ja katsoa, että suunniteltu työ saa olla punaisella

Kesto

  • Katso että käyntien pituudet vastaavat sopimuksissa asetettuja sääntöjä (Sopimus | Näytä hinnasto | Sinikynä | Aikapohjaisuusasetukset) 
  • Eli jos käynti näyttää kestoltaan esimerkiksi 1 min niin on se hyvä tarkistaa

Tuotteet

  • Käy läpi kaikki keltaisella, punaisella tai tyhjänä olevat tuotteet ja korjaa tarvittaessa
  • Syitä saattaa olla: Puuttuva sopimus asiaskortilla, puuttuva käyntityyppi käynnillä, puutteita sopimuksen hinnastossa


Punakynäajo

Punakynä ajo pitää tehdä aina, jos Varaukset-osiossa tekee muutoksia jo laskettuihin käynteihin, tai jos haluaa nähdä muutokset heti palvelukoosteella. Voit myös tehdä punakynäajon pelkästään yhdelle asiakkaalle, päivälle tai yhdelle käynnille.


Mene Varaukset-välilehdelle ja paina punaista kynää/ruksia. HUOM: Palvelukoosteella ei saa olla hyväksyttynä/laskutettuna tapahtumia mitä yrität laskea.


Tämän jälkeen avautuu Tehtävien hallinta näkymä → Valitse Varausosio → tarvittaessa asiakasuodatus → aikaväli → Tehtävien tila: Valmis → Sisältää laskutettavaa: Ei merkitystä.


Valitse kaikki (alhaalla vasemmalla) → Tee toteutuneille palveluille: Laske palvelut uudelleen (aikap. + muut) → Suorita operaatio valituille.



Palvelukooste

Yrityksen on hyvä tarkistaa kerralla koko palvelukooste kaikkia valintoja käyttäen laskutuksen jälkeen, jotta varmistutaan siitä, että kaikki on laskutettu. Näin vältytään virheiltä. Voit myös tätä kautta jäkikäteen tarkistaa laskutukseen muodostuneita määriä.


Välilehti Laskutus | Palvelukooste

  1. Valitse pmv-väli | Tallenna & siirry asiakkaisiin
  2. Valitse yksiköt ja/tai asiakkaat joita laskutat. Voit valita kaikki kerralla tai yksittäiset asiakkaat tai yksiköt.
  3. Tallenna & siirry tuotteisiin
  4. Tuotteet kohdassa voit valita kaikki tai vain tietyt tuotteet. Tallenna valinta.
  5. Näytä valitut


Palvelukoosteen tarkistus

Kooste näyttää kaikki laskutukseen nousseet eurot. Tämä näkymä näyttää kokonaissummat. Tässä ei vielä kuitenkaan nähdä miten lasku jakautuu eri maksajille. 


Kun klikkaat esim. tiettyä riviä tai kuten kuvassa klikattu yksiköt kohtaa, aktivoi ohjelma kaikki summat. Valitut näkyvät sinisellä.


Jos palvelukooste pitää sisällään punaista, niin siellä on virheitä. Avaamalla vikaraportin oikeasta alakulmasta saat tietoa missä virhe mahdollisesti voisi olla.



Virheet tulee korjata ennen laskutuksen muodostamista.


Mahdollisia virheitä:

  • Käyntityyppi väärä
  • Asiakkaalta puuttuu sopimus
  • Sopimukselta puuttuu tuote
  • Varausosion asetuksissa puutteita


Rivien aktivoinnin (sinisenä näkyvät) jälkeen alaosaan tulee valittujen rivien statukset ja euromäärät. 


  • Laskutettu: 1400€ → näkyy palvelukoosteella vihreällä väkäsellä.
  • Hyväksytty: 6901,20€ →  näkyy palvelukoosteella vihreänä ympyränä.
  • Hyväksymättä: 74 214,37€ →  näkyy palvelukoosteella harmaana.

Ainoastaan vihreällä palluralla, eli Hyväksytty -tilassa olevat voi viedä laskuiksi tästä näkymästä. Eli harmaita palloja ei saisi näkyä enää laskutuksen jälkeen, ellei ole poikkeuksia.


Laskujen muodostaminen

Laskut tulisi muodostaa vasta, kun olet vienyt palvelusetelikäynnit ja korjannut mahdolliset virheet, jotka näkyvät punaisena palvelukoosteella.


Laskutuksen muodostaminen:

  • Valitse ylhäältä Yhteensä: rivin alapuolelta summa, jos haluat laskuttaa koko palvelukoosteen näkymän. Tämä värjää koko sivun siniseksi. Voit kuitenkin valita pelkästään myös tietyn asiakkaan tai sopimuksen, mitä lähdet laskuttamaan.
  • Paina alhaalta “Hyväksy summa” painiketta ja sen jälkeen “Vie laskuiksi”.
  • Seuraavaksi jos sinulle aukeaa “Mahdollisia puutteita tiedoissa” niin tarkista ne ja korjaa puutteet. 


Laskujen tarkistus

Laskujen lopputarkastus ennen siirtotiedoston muodostamista tai rajapintavientiä:

  • Tarkista tarvittaessa PSOP laskun loppusumma. Summan tulee vastata sitä mitä on syötetty kuukauden aikana Parastapalvelua.fi palveluun. (Raportit osio psopissa. Tämä täytyy täsmätä joka kuukausi.)
  • PSOP lasku viedään kirjanpitoon, mutta sitä ei lähetetä. Tilitykset kohdistetaan näihin laskuihin.
  • Tarkista PALSE laskun loppusumma sekä Domasta että palsesta,ja muista luoda PALSE viite laskulle/laskuille
  • Katso onko Doma luonut oikein omavastuulaskut


Laskujen vienti näkymässä näet, miten laskut jakautuvat eri maksajille. Tässä näkymässä laskut viedään rajapintaa pitkin Palse.fi, Parastapalveluun, laskutusohjelmiin tai luodaan siirtotiedosto. 



Harmaasta nuolesta saat auki laskun sisällön ja voit tarkastaa sen tarvittaessa. 



Jos tarvitset tulosteita, niin saat niitä joko jokaisen rivin päästä tai alhaalta tulostin painikkeesta, jolloin ohjelma kerää kaikki laskujen viennissä näkyvät tiedot.


Aineiston siirto

Laskujen vienti haluttuun järjestelmään

  • Aseta kirjauspäivä sivun alaosassa (jos laskutat edellistä kuuta niin edellisen kuun viimeinen päivä) 
  • Laskupäivä on “tämä päivä” kun ajat laskut
  • Yläosassa “Vie laskut” painike käyttää rajapintaa, jos sellainen on käytössä yrityksellänne
  • Alaosassa näkyvä painike “→ Luo siirtotiedosto” käytetään mikäli rajapintaa ei ole käytössä ja kytkettynä. Siirtotiedosto tallennetaan haluttuun paikkaan ja viedään omaan laskutusjärjestelmään


Laskujen kirjauspäivät ja laskupäivät yleensä asetetaan vasta laskutusjärjestelmässä oikeiksi, mutta tämä on hyvä tarkistaa laskuttajalta tai kirjanpitäjältä, jotta tiedätte miten tärkeää on laittaa oikeat päivämäärät.


Vinkit onnistuneeseen laskutukseen

Maksajatiedot ja asiakkaan laskutusosoite

Rajapintojen asetukset

  • Asiakaskohtaiset ohjeet

Laskutuksen tarkistus ja korjaus varausosiossa

Palvelukooste ja laskujen vienti