Kun olet luonut tehtävän Varaukset-välilehdellä ja täyttänyt kaikki siihen liittyvät tiedot niin voit joko asettaa sen tietylle työntekijälle tai painaa Työntekijä-osiossa Lähetä työntekijöille -painiketta.
Tämä aukaisee uuden ikkunan, jossa sinun on mahdollista lähettää haluttu työvuoroehdotus työntekijälle / työntekijöille.
1. Työntekijöiden valitseminen
Valitse haluttu työntekijä / työntekijät vasemmanpuoleisesta Työntekijät-osiosta ja siirrä heidät oikeanpuoleiseen Valitut työntekijät -osioon keskellä olevien nuolinäppäimien avulla. Vastaavalla tavalla voit myös poistaa työntekijöitä oikeanpuoleisesta osiosta.
HUOM. Lähettääksesi työvuoroehdotuksen tekstiviestillä työntekijälle tulee valituilla työntekijöillä olla puhelinnumero asetettuna oikein heidän omiin tietoihinsa.
HUOM.Voit valita useamman työntekijän painamalla ctrl-näppäimen pohjaan ja valitsemalla halutut työntekijät listasta hiirellä klikkaamalla. Tai jos haluat useamman peräkkäisen työntekijän niin paina shift-näppäin pohjaan ja valitse hiirellä klikkaamalla halutuista peräkkäisistä työntekijöistä ensimmäinen ja viimeinen.
HUOM. Listalla olevia työntekijöitä voi filtteröidä valitsemalla Näytä-valikosta halutun filtterin.
2. Työvuoroehdotuksen lähettäminen
Kun halutut työntekijät ovat siirretty oikeanpuoleiseen Valitut työntekijät -osioon voit lähettää työvuoroehdotuksen painamalla ikkunan alalaidassa olevaa Lähetä työntekijöille -painiketta.
HUOM. Valitsemalla Automaattinen kohdistus -täpän järjestelmä kohdistaa työvuoron automaattisesti ensimmäiselle työvuoroehdotuksen hyväksyneelle työntekijälle. Mikäli haluat itse valita työntekijän vuoron hyväksyneiden joukosta ja kohdistaa sen haluamallesi henkilölle niin älä valitse automaattista kohdistamista.
Tämän jälkeen työntekijät joille on lähetetty työvuoroehdotus tekstiviestinä siirtyvät Työntekijöiden vastaukset -taulukkoon.
3. Työvuoroehdotuksen lähettäminen
Jos olet valinnut automaattisen kohdistamisen niin sinun ei tarvitse tehdä tämän jälkeen mitään vaan järjestelmä kohdistaa tehtävän automaattisesti ensimmäiselle vuoron hyväksyneelle työntekijälle.
Mikäli et valinnut automaattista kohdistamista niin Kohdista-painike taulukossa jokaisen työntekijärivin viimeisenä aktivoituu. Taulukosta näet, kun työntekijä(t) on kuitannut työvuoroehdotuksen ja kuittausajan. Ikkunan ylälaidassa on päivitys (refresh) -painike, jolla voit päivittää tarvittaessa näkymää.
Mikäli tiedät, että työntekijät eivät vastaa saman tien niin voit sulkea näkymän ikkunan ylälaidassa olevasta ruksista ja palata tehtävä-ikkunaan. Tallenna tehtävä poistuessasi. Pääset myöhemmin takaisin kohdistamaan työntekijän painamalla tehtävän työntekijä-kohdassa uudestaan Lähetä työntekijöille -painiketta.
Kun olet painanut Kohdista-painiketta ja järjestelmä on kohdistanut tehtävän niin Kohdista- ja Lähetä työntekijöille -painikkeet muuttuvat disabloiduiksi eli niitä ei voi enää painaa.
HUOM. Niin kauan, kun et kohdista tehtävää voit valita uusia työntekijöitä oikeanpuoleiseen Valitut työntekijät -osioon ja lähettää heille työvuoroehdotuksen Lähetä työntekijöille -painikkeella. Viesti lähtee tällöin vain uusille valituille työntekijöille. Viestin lähettämisen jälkeen he ilmestyvät Työntekijöiden vastaukset -listaan.