Varaukset-välilehdellä on kahdessa paikassa mahdollista tarkastaa tehtävien laskuttumista ja tehdä mahdollisia korjauksia. Tehtäville voi tehdä samanlaisia massatoimintoja Tehtävien hallinnassa eli niin sanotulla punaisella työkalulla. Kaikki-näkymässä voit tarkastella listana tehtäviä, toteutuneita aikoja ja tehtäviin kytkettyjä tuotteita. HUOM! Tehtävien hallinta toimii varausosio-kohtaisesti ja vaatii "Kaikki" -oikeuden, jonka voi asettaa sivulla 6/8. 

1. TEHTÄVIEN HALLINTA

Tehtävien hallinnan kautta voidaan helposti tarkistaa, että kaikki tehtävät ovat tehtynä eli vihreänä. Tehtäviä laskutukseen vietäessä ei saisi olla enää yhtään keskeneräistä tai suorittamatonta tehtävää. Suosituksena olisi, että kerran viikossa katsottaisiin tehtävien hallinnan avulla ettei jäisi suorittamattomaksi merkittyjä tehtäviä.

Tehtävien hallinta eli niin sanottu punainen työkalu löytyy yläosan työkaluriviltä.

Tehtävien hallinta aukeaa uuteen ikkunaan.

1.1 VALITUT VARAUSOSIOT

Valitut varausosiot -kohdassa voit määritellä yhden tai useamman varausosion jonka tehtäviä haluat Tehtävien hallinnan avulla tarkastella.

1.2 SUODATA ASIAKKAIDEN MUKAAN

Voit valita Suodata asiakkaiden mukaan -kohdasta halutessasi tarkasteluun tietyn yksikön asiakkaat tai yksittäisiä asiakkaita. Useimmiten tämä ei ole tarpeen.

1.3 TEHTÄVÄN TILA

Tehtävän tila -kohdasta voit määritellä ohjelman ottamaan tarkasteluun halutessasi vain valmiit, keskeneräiset tai aloittamattomat tehtävät. Tämän kohdan avulla voit esimerkiksi tarkistaa onko viimeisen viikon aikana jäänyt joku tehtävä tekemättä.

1.4 SISÄLTÄÄ LASKUTETTAVAA

Sisältää laskutettavaa -kohdassa määritellään sisältävätkö tarkasteltavat tehtävät laskutettavaa vai ei. Tätä käytetään, kun tarkistetaan onko laskutukseen menossa oleville tehtäville kytketty laskutusperuste.

1.5 SISÄLTÖTAULUKKO

Tehtyjen valintojen perusteella ja painettuasi Hae tehtävät -painiketta ohjelma hakee tehtävät taulukoksi. Esimerkkikuvassa ohjelmalle on asetettu valinnoiksi viikon aikaväli ja pyydetty etsimään kaikki tekemättömät tehtävät. DomaCaren demotietokannasta niitä löytyy huomattavasti enemmän kuin todellisessa tilanteessa olisi käynyt.

Yksittäisiä tehtäviä voi muokata tuplaklikkaamalla haluttua tehtävää minne tahansa kyseisellä rivillä ja tehtävä avautuu uuteen ikkunaan. Taulukon alapuolella on massatyökalut joilla voi samoja tehdä muutoksia yhdellä kertaa useille valituittuina oleville tehtäville. Alta löydät pari käytännön esimerkkiä massatyökalujen toiminnasta.

1.6 ESIMERKKI 1: TEHTÄVÄT JOILLA EI OLE LASKUTETTAVAA

Tehtävien hallinnan avulla voidaan nopeasti ja helposti paikantaa kaikki tehtävät joille ei ole merkitty laskutettavaa. Tämä on hyvä tehdä säännöllisesti ennen kuin ajaa tehtävät laskutukseen sillä esimerkiksi jos tehtävä on suoritettu erinä aikana kuin sen alkuperäisellä luomishetkellä on ajateltu niin laskutusperuste saattaa olla väärä. Jos laskutusperuste puuttuu kokonaan niin varauskalenterissa tehtävän vasemmassa alanurkassa näkyy keltaisena huutomerkkinä.

Valitaan aluksi oikea tarkasteluväli, tehtävän tilaksi valmiit ja sisältää laskutettavaa -kohtaan ettei haettavat saisi sisältää laskutettavaa. Tämän jälkeen painetaan Hae tehtävät -painiketta. Ohjelma hakee taulukoksi kaikki hakuehtoja vastaavat tehtävät. Esimerkkitapauksessa löytyi vain yksi puutteellisen laskutusperusteen omaava tehtävä.

Yksittäistä tehtävää pääset muokkaamaan uudessa ikkunassa tuplaklikkaamalla tehtävää.

Siirry Tuotteet-välilehdelle ja aseta tehtävän kannalta oikeat laskutusperusteet. Paina lopuksi Tallenna-painiketta.

Koska emme merkinneet tehtävään määrää niin käytetään lopuksi vielä massatyökalua siihen, että lasketaan uudelleen tehtävän laskutettava määrä uudella laskutusperusteella. Tässä tapauksessa laskutustapahtuu automaattisesti laskutukseen kuitatun ajan mukaan. Massatyökalulla voidaan simuloida mobiilikuittaamista ja merkitä kerralla useita tehtäviä valmiiksi.

Ruksi haluamasi tehtävä taulukosta tai paina Valitse kaikki -painiketta. Valitse Tee toteutuneille palveluille -kohdasta Laske palvelut uudelleen ja paina sitten Suorita operaatio valituille -painiketta.

Tämän jälkeen voit tehdä haun samoilla ehdoilla uudelleen tarkistaaksesi, että tekemäsi muutokset vaikuttivat haluamallasi tavalla ja sait asetettua oikean laskutusperusteen tehtävään.

1.7 ESIMERKKI 2: SISÄLTÄÄ TUOTTEITA JOITA EI OLE LASKUTETTU

Tehtävän hallinnan avulla voidaan hakea ne valmiiksi merkityt tehtävät joita ei ole laskutettu. Tällaisia tehtäviä voivat olla esimerkiksi tehtävät jotka on kuitattu tietokoneella valmiiksi, mutta määrä ei ole mennyt laskutettavaksi. 

Valitset haun asetuksiksi oikea aikaväli, Tehtävän tilaksi valmis ja Sisältää laskutettavaa -kohtaan Sisältää suunniteltuja tuotteita joita ei ole laskutettu. Paina tämän jälkeen Hae tehtävät -painiketta.

Aukaise tehtävä tarkasteltavaksi tuplaklikkaamalla. Muokkaa tarvittavia osioita jotta tehtävät menevät laskutukseen oikein.

Lopuksi valitse kaikki tuotteet joko raksimalla tai painamalla Valitse kaikki -painiketta. Lasketaan lopuksi vielä kaikkien listalla olevien tuotteiden laskutettavat määrät uusiksi. Valitse Laske palvelut uudelleen ja paina Suorita operaatio valituille -painiketta.

Tämän jälkeen voit tehdä haun samoilla ehdoilla uudelleen tarkistaaksesi, että tekemäsi muutokset vaikuttivat haluamallasi tavalla ja sait asetettua kaikki oikein tehtävään.

2. KAIKKI-NÄKYMÄ

Kaikki-näkymä aktivoidaan varauskalenterin ylälaidasta keskeltä, samalla säätimellä millä voit valita näyttääkö varauskalenteri päivän, viikon vai kuukauden tehtävät kerralla näytällä. Viimeisenä vaihtoehtona on Kaikki, joka listaa kaikki järjestelmään kirjatut tehtävät.

Kaikki-näkymässä voit tarkastella tehtäviä listana ja esimerkiksi tarkistaa, että jokaisella tehtävällä on taustallaan laskutusperuste ja etteivät toteutuneet kestot poikkea liian paljon suunnitellusta.

Tuotteet-sarakkeesta näet tehtävän taakse kytketyn tuotteen eli käytännössä laskutusperusteen. Keltaisella merkittynä olevat sisältävät vähintään yhden tuotteen ja vihreänä, kun tehtävässä ei ole tuotetta. Esimerkkikuvamme ovat DomaCare demotietokannasta, joten vihreitä, tuotteettomia tehtäviä on paljon enemmän kuin mitä todellisessa tilanteessa olisi.

Rivin alussa oleva pallo kertoo tehtävän tilan. Punainen pallo merkitsee suorittamatonta tehtävää ja vihreä suoritettua.

Tehtäviä on mahdollista lajitella tietyn sarakkeen mukaan painamalla kyseisen sarakkeen otsikkopalkkia taulukon ylälaidassa. Kuvan esimerkissä taulukko on lajiteltu Tuotteet-sarakkeen mukaan jolloin nähdään helposti ja nopeasti ne tehtävät, joiden takaa puuttuu tuote. Tehtäviä pääset muokkaamaan tuplaklikkaamalla tehtäväriviä.

Voit järjestellä sarakkeita haluamaasi järjestykseen ottamalla kiinni sarakkeen otsikosta ja siirtämällä sen hiirellä haluamaasi kohtaan.

Tällainen sarakkeiden uudelleen järjestely on hyödyllistä tilanteessa jossa halutaan nopeasti tarkastella toteutunutta ja suunniteltua kestoa sekä tarkistaa, että tuote on kytketty oikein kyseiseen tehtävään. Esimerkiksi tilanteessa jossa olisi merkitty suunniteltuun tehtävään hoitajan arkikäynti ja tehtävä olisi lopulta toteutunut vasta illalla niin tällöin jotta laskutus menee oikein niin tuote pitäisi muuttaa hoitajan iltakäynniksi.