Palvelukooste-osiossa voit tarkastella ja muokata yhtäaikaisesti useiden asiakkaiden tietoja heiltä laskutettavien palveluiden ja tuotteiden osalta. Palvelukoosteelta hyväksyt laskutettavat tuotteet maksuun ja viet ne laskutettavaksi. Itse Palvelukooste-osio jakaantuu kolmeen niin sanottuun sivuun joita voit vaihtaa aina sivun oikeasta ylälaidassa olevien kolmen ikonin avulla. Palvelukooste-osioon siirryttäessä oletuksena näkyvillä on varsinainen Palvelukooste-sivu, muita sivuja ovat Tiliöintimatriisi ja Laskutussäännöt (Merkitty ensimmäiseen kuvaan samoin numeroin kuin tässä ohjeessa).

1. PALVELUKOOSTE

Palvelukooste-sivulla nähdään haluttujen asiakasryhmien ja tuotteiden laskutuskooste, jota kautta voidaan vielä tutkia tarkemmin laskutukseen meneviä merkintöjä ja tehdä niihin korjauksia.

1.1 AVAAMINEN

Oletusnäkymänä palvelukoosteessa ei ole mitään valittuna, kuten alla olevassa ensimmäisessä esimerkkikuvassa. Avataksesi asiakkaiden tietoja palvelukoosteeseen tarkastelua varten tulee sinun valita haluamasi yksiköt/asiakkaat ja tuotteet tarkasteluaikaväliltä.

a) Valitse ylimmästä puuvalikosta raksimalla haluamasi yksiköt tai avaa yksiköiden edessä olevasta plus-painikkeesta yksikkö valitaksesi tietyt asiakkaat.

b) Valitse alemmasta puuvalikosta raksimalla ne tuotekategoriat tai avaa kategorioiden edessä olevasta plus-painikkeesta kategoria valitaksesi tietyt tuotteet.

c) Valitse aikaväli jolla palvelukoostetta tarkastellaan.

d) Voit asettaa tarkastelulle myös järjestysperusteen eli minkä mukaan haluat lajitella palvelukoosteelle asiakkaat.

e) Paina Näytä valitut -painiketta nähdäksesi palvelukoosteen edellä antamiesi valintojen perusteella.

HUOM. Joka kerta kun teet muutoksia palvelukoosteen valintoihin ne päivittyvät näkymään vasta, kun olet painanut Näytä valitut -painiketta.

1.2 SISÄLLÖN TARKASTELU

Valittuasi tarkasteltavat asiakkaat ja tuotteet sekä painettuasi Näytä valitut -painiketta pääset tarkastelemaa palvelukoostetta. Palvelukooste sisältää seuraavanlaisia osia:

a) Taulukon ensimmäisessä sarakkeessa on asiakkaat lajiteltu valitsemasi järjestysperusteen mukaan. Esimerkkikuvassa olemme valinneet järjestysperusteeksi lajittellun yksikön mukaan sekä tarkasteltavaksi vain Asumispalvelu B:n asiakkaat. Toiseen sarakkeeseen on merkitty yhteissummat, joista ylimmässä solussa on yhteissumma kaikista taulukon tiedoista, kun taas muissa on asiakaskohtaiset sekä yksikön kohdalla kaikkien yksikössä olevien asiakkaiden laskujen yhteissumma.

b) Loppuihin sarakkaisiin on merkitty kuhunkin yksi palvelu tai tuote.

c) Jokainen asiakas näkyy omalla rivillään. Asiakkaan edessä oleva vihreä pallo kertoo asiakkaan olevan paikalla ja keltainen tämän olevan poissa tällä hetkellä. Asiakkaan nimen lisäksi kerrotaan milloin asiakas on tullut kirjoille.

d) Uudet asiakkaat joita ei ole vielä kertaakaan laskutettu näkyvät Uusi asiakas ja huutomerkki-merkinnällä.

Asiakkaan laskutusrivillä ensimmäinen (punainen) sarake kertoo asiakkaalta laskutettavien palveluiden ja tuotteiden yhteissumman. Ylemmällä rivillä on summa ilman ALV:a ja toisella ALV:n kanssa.

Tuotekohtaisissa sarakkeissa ylimpänä on laskutettava määrä tai aika ja tämän jälkeen laskutettava summa ALV:lla ja ilman.

Harmaa pallo tuotteen tai yhteissumman kohdalla kertoo hyväksymättämästä laskutettavasta tuotteesta/palvelusta. Vihreä pallo kertoo, että tuotteen lasku on hyväksytty. Laskun voit hyväksyä joko Hyväksy summa -painikkeella tai hiiren oikealla näppäimellä.

1.3 AINEISTON VALINTA

Jotta taulukon alla olevat napit aktivoituisivat niin taulukosta tulee valita vähintään yksi solu. Valitsemalla rivejä, sarakkeita, yksiköitä tai kaikki asiakkaat voidaan tehdä useille asiakkaille ja laskutettavilla palveluille samoja toimintoja yhtä aikaa. Asiakkaat tulee olla valittuna myös jos halutaan viedä heidän laskujaan laskutettavaksi.

a) Mitään ei ole valittuna.

b) Kaikki asiakkaat valitaan klikkaamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa solua tai sen oikealla puolen olevaa yhteissummasolua (Merkitty alla olevaan kuvaan pinkillä pallolla).

c) Yksikön kaikki asiakkaat valitaan klikkaamalla solua jossa on yksikön nimi tai sen oikealla puolen olevaa yhteissummasolua (Merkitty alla olevaan kuvaan pinkillä pallolla).

d) Yhden asiakkaan valitset klikkaamalla solua jossa on asiakkaan nimi tai sen oikealla puolen olevaa yhteissummasolua (Merkitty alla olevaan kuvaan pinkillä pallolla). Jos haluat valita vain tietyt asiakkaat yksiköstä niin tulee sinun valita ensin näkyville vasemmanpuoleisesta puuvalikosta vain haluamasi asiakkaat, painaa Näytä valitut -painiketta ja klikata päivitetyn taulukon kaikki asiakkaat tai yksikön nimi -solua.

e) Voit halutessasi valita sarakkeen klikkaamalla sarakkeen ylintä solua.

f) Voit valita halutessasi myös yksittäisiä soluja klikkaamalla haluamaasi solua (Esimerkiksi yksittäisten summien hyväksymistä varten).

1.4 TOIMINNOT

Kun olet taulukosta valinnut vähintään yhden solun niin sivun alalaidassa olevat painikkeet aktivoituvat käytettäväksi.

1.4.1 Tulostaminen

a) Tulosta-painike avaa ensin dialogi-ikkunan josta voit valita missä laajuudessa haluat palvelukoosteen tulostaa.

1.4.2 Maksajat asiakkaittain

b) Maksaja-painike avaa Maksajat asiakkattain ikkunan, jossa pääset tarkastelemaan asiakkaisiin liitettyjen maksusääntöjen maksajien tietoja. Taulukkoon tehdyt muutokset eivät tallennu mihinkään vaan muutokset tulee tehdä joko Maksajatiedot- tai Sopimukset-osiossa.

1.4.3 Summan yksityiskohdat

c) Näytä summan yksityiskohdat -painike avaa ikkunan jossa voit asiakas ja tuotekohtaisesti tarkastella mistä joku tietty palvelukoosteessa oleva summa muodostuu. Esimerkkikuvassa näkyy tarkastelussa Raine Hautalan Aamupala-tuotteen muodostuminen valitulla aikavälillä.

1.4.4 Hyväksy / hylkää summa

Voit hyväksyä yksikön, asiakasryhmän tai yhden asiakkaan / tuotteen asetetun aikavälin summat laskutukseen painamalla Hyväksy summa -painiketta. Summat joita ei vielä ole hyväksytty on merkitty kyseisiin soluihin ja yhteissumma soluun harmaalla pallolla.

Jo hyväksyttyjä summia voidaan perua Hylkää summa -painikkeella joka ilmestyy Hyväksy summa -painikkeen tilalle, jos valittuna olevissa soluissa kaikki summat on jo hyväksytty.

1.4.5 Laskutuksen hallinta

Muokkaa valittuja -painikkeella avaat Laskutuksen hallinta -ikkunan jossa voit muokata, poistaa ja perua asiakkailta laskutettavia tuotteita, määriä, yms.

1.4.6 Vie laskuksi

Klikkaamalla Vie laskuiksi -painiketta, ohjelma muodostaa laskut hyväksyttyjen summien pohjalta. Jo laskutettuja tai vielä hyväksymättömiä summia ei viedä laskuille. Vie laskuiksi -painike ohjaa sinut Laskujen vienti -osioon, jossa viimeistelet ja hyväksyt laskujen muodostamisen ja kirjanpitoon viennin. 

Tarkemmat ohjeet Laskujen vienti -osiosta löydät täältä »

1.4.7 Lisää laskutettavaa

Lisää laskutettavaa -painikkeella voit tarvittaessa laskuttaa lisäpalveluita tai -tuotteita asiakkailta. Valitse avautuvasta ikkunasta ensin päivämäärä jolle päivälle tuote merkitään, sitten asiakas tai asiakkaat, tuote, määrä (voi olla joko positiivinen tai negatiivinen) sekä selite laskulle.

1.4.8 Hiiren oikealla painikkeella

Klikkaamalla haluamaasi solua Palvelukooste-taulukossa hiiren oikealla näppäimellä avautuu valikko, josta voit nopeasti avata kyseisen summan tarkempaan tarkasteluun (eli mistä summa koostuu, sama kuin Näytä summan yksityiskohdat -painike alalaidassa) tai hyväksyä/hylätä summan.

2. TILIÖINTIMATRIISI

Tiliöintimatriisin avulla voit tarkastella matriisitaulukkona eri tilejä (ensimmäinen sarake taulukossa) ja niiden kustannuspaikkoja (ylin rivi). Viimeisenä rivinä ja sarakkeena matriisissa on yhteensä summat.

3. LASKUTUSSÄÄNNÖT

Laskustusäännöt-sivulta näet valitun palvelukoosteen asiakkaista ne joille on merkitty normaalista poikkeavia maksusääntöjä.

Lista maksusäännöistä on mahdollista myös tulostaa Tulosta-painikkeella.