Yleistä Varaukset-osiosta


Varaustyypit (tehtävätyypit) kertovat ohjelmalle, mitkä tuotteet nousevat tehtävältä laskutukseen. Varaustyypit määritetään Varaukset-välilehden alareunasta löytyvästä kohdasta Määritykset ja sen yläpuolelle aukeavista välilehdistä Varaustyypit.



Löydät kaikki Varausosion ohjeet tukisivuiltamme Varaukset DC2 ja DC1 -osiosta.


Varaustyypit

  • Avaa sopimus ja katso mitä tuotteita sopimuksella on. 
  • Palaa Varaustyyppi-osioon ja luo uusi varaustyyppi painamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa Luo-painiketta.
  • Lisää varaustyyppiin tuotteet painamalla Aseta palvelut-painiketta sivun yläosassa, avautuvasta valikosta valitse ryhmään kuuluvat tuotteet.
  • Lisää sinne saman “ryhmän” tuotteet, kuten kuvassa on. 
  • Seuraava tyyppi olisi Kotipalvelu PS ja siellä tuotteet kotipalvelu 06-18 arki PS jne.. 
  • Tyypissä EI voi olla samaan aikaa voimassa olevia tuotteita eli esim. kotipalvelu arki, kotipalvelu arki OP jne. 


VRK ja KK hintaiset tuotteet laskutetaan palvelupakettien kautta. Jos kuitenkin halutaan seurata näihin käytettyä aikaa niin silloin luodaan myös aikapohjainen tuote, joka on aina voimassa. Tämä tuote on sopimuksella nolla-hintainen.


Varaustyyppi on tässä tapauksessa sen niminen mitä halutaan seurata esim. Etätapaaminen tai Tauko johon liitetään edellä mainittu esim. nolla-tuote nimellä oleva tuote.


Varausosion tarkoitus

Varausosioissa työntekijöille ja asiakkaille luodaan tehtäviä, joilla on alku- ja loppuaika. Tehtävään linkitetään suoraan laskutettavat tuotteet ja ohjelma osaa lukea tuotteen asetuksien ja sopimuksien mukaan toteutuneelle tehtävälle hinnat ja ajat. 


Varausosiota käyttävät pääsääntöisesti esihenkilöt/työnjakajat yms. harvemmin kentällä olevat työntekijät.


Varausosioita voidaan tehdä useampi tarpeesta riippuen. Tarpeeseen vaikuttaa esim. se, miten haluat jakaa töitä ja mitä työntekijät saavat nähdä.


  • Esim. jos on yksikkö Helsinki, Espoo ja Vantaa, mutta esim. Helsinki on jaettu vielä asiakkaiden ja tiimien osaan eri alueiksi voi jokaiselle alueelle tehdä omat varausosiot. 
  • Tai jos siivousasiakkaat halutaan omaan varausosioon. 

Asiakkaita ja työntekijöitä voidaan lisätä eri varausosiohin tarpeen mukaan.  


Tarkemmat ohjeet löydät tukisivuiltamme Luo ja muokkaa varausosiota -osiosta.


Luo ja muokkaa varausosiota, sivu 1/8

Varausosiot luodaan Varaukset välilehdellä, sivun vasemmasta alalaidasta tulee olla valittuna Varausosiot-kohta.


Uusi varauskalenteri luodaan vihreästä + -merkistä ja muokkaaminen tapahtuu sinisen kynän takaa.



Sinisen kynän takaa löytyvässä Muokka varausosiota -ikkunassa löydät yhteensä 8 eri välilehteä.  Vaihe 1/8 Yleinen data -välilehdellä annat varauskalenterille nimen ja määrität mistä mihin päivänäkymän näyttää. Esim. mikäli yksikkönne tekee vain klo 6-22 vuoroja, laittakaa se tähän. 



Yleisimmät varausosion asetukset ovat Tehtävät (Oletusnäkymä-kohta) ja Päivä (Oletus aikanäkymä -kohta). 

Mutta toiset haluavat käyttää esim. Työntekijä-näkymää. Eli tämä määrittää mikä näkymä tulee oletuksena kun varausosion avaa.


Muokkaa varausosiota, sivu 2/8


Kuvassa näet Vaihe 2/8 Tyyppi-välilehden yleisimmät asetukset.



Huomioi toissijaiset yksiköt -valinta. Valinta ottaa huomioon jos esim. työntekijä on liitetyissä yksiköissä toissijaisena työntekijä. Toisten varausosioiden ryhmät tuo esille jos asiakkaalla tai työntekijällä on toisessa varausosiossa suunniteltu tehtäviä.


Muokkaa varausosiota, yksikön- ja resurssien valinta, sivut 3/8 ja 4/8


3/8 Yksikön valinta -sivulla määritetään ne yksiköt, joita tämä varausosio koskee.  Eli ne jotka ovat näkymässä oikealla ovat aktiivisia ja ne jotka vasemmalla eivät ole aktiivisia.

 


4/8 Resurssin valinta -sivulla määritetään ne asiakkaat ja työntekijät oikealle, joille voidaan tässä varausosiossa luoda tehtäviä.



Muokkaa varausosiota, Tuotteen valinta, sivu 5/8

5/8 sivulla määritetään mitä tuotteita tämän varausosion asiakkailla käytetään. Ne tuotteet jotka ovat käytössä, ovat näkymän oikealla puolella. 



Muokkaa varausosiota, oikeudet, sivu 6/8

6/8 sivulla määritetään kenellä työntekijällä on oikeudet käyttää kyseistä varausosiota. 

  • Esim. jos työntekijä voi luoda ja siirtää tehtäviä mobiilissa on hänellä oltava Muokkaa var. -oikeus
  • Näytä - oikeus antaa oikeudet vain omiin kirjauksiin ja tehtäviin. Tätä käytetään esim. opiskelijoilla. 
  • Kaikki - oikeudet annetaan heille, jotka vastaavat työn jakamisesta ja laskutuksen tarkistamisesta. 



Tehtävien luominen - Yleinen


Kun asiakkaat on luotu ja heille lisätty oikea sopimus, voidaan alkaa lisäämään tehtäviä Yleinen-välilehdellä.


Tehtävä-näkymässä tehtävät kannattaa luoda alas perustettuihin ryhmiin (alempi nuoli kuvassa). Ryhmät voivat määräytyä aamu-lista, ilta-lista ajatuksella tai sairaanhoitaja, avustaja, siivous ym.


Alas suunnitellut ryhmät auttavat hahmottamaan päivissä olevia tehtäviä ja näin ollen resurssi tarvetta. Lisäksi sieltä käynnit on helppo raahata suoraan työntekijän aikajanalle (ylempi nuoli). 


Klikkaa ryhmän aikajanaa missä tahansa tyhjässä kohdassa ja avautuvassa Uusi-varausikkunassa pääset määrittämään tehtävän sisällön.




Uusi varaus -ikkunassa 

  • Valitse asiakas
  • Tyyppi-valikosta valitse oikea varaustyyppi käynnille
  • Merkitse päivämäärä ja kellonaika milloin tehtävä tulee tehdä. 

Aikaisin ja myöhäisin aloitusaika tarvitaan mikäli otetaan reittioptimointi käyttöön. 



Asiakkaan tietoihin voi lisätä tärkeitä tietoja asiakkaaseen liittyen esim. Muuta asiakkaasta -kohtaan.



Tarkista vielä lopuksi, että tehtäväryhmässä on oikea tehtävä.




Tehtävien luominen - Tehtävän kuvaus

Tehtävän kuvaus -välilehdelle kirjataan kyseisen tehtävän sisältö, mitä käynti pitää sisällään esim. aamupesut, aamiainen, lääkkeet jne.



Tehtävien luominen - Tuotteet

Tuotteet-välilehdellä näet, että tehtävälle on aktivoituneet keltaisella oikeat tuotteet. Mikäli oikeat rivit eivät ole keltaisella, tarkista tyyppi ja asiakkaan sopimus. Tuotteet-välilehdelle toisinaan voidaan merkitä esim. kilometrit valmiiksi.



Tehtävien luominen - Toistuvuus


Toistuvuus-välililehdellä voit määritellä tehtävälle toistuvuuden.



Tehtävien siirtäminen ja jakaminen aikajanalla


Voit siirtää hiirellä aikajanan ryhmissä olevia tehtäviä ja päivittää toistuvuutta. 


Kun ryhmän tehtävät ovat järkevästi jaoteltu, voidaan ne raahata kokonaisena vientinä työntekijän riville. Tässä vaiheessa toistuvuus katkeaa ja sitä pääsee muokkaamaan vasta sellaisesta käynnistä, jota ei ole vielä jaettu. 


Tehtävän toistuvuus on katkennut, kun tehtävälle tulee näkyviin sininen kynä. Tästä kynästä pääset sellaiseen tehtävään, jossa toistuvuutta pystyy muokkaamaan tulevaisuuteen. Siihen päivään asti käynnit tulee muokata käsin. 




Oranssi huutomerkki ja ruskeanvärinen tehtävä - tarkista tehtävä


Alla olevassa kuvassa suunniteltu tehtävä näyttää tältä. Alhaalla on värillinen viiva joka määräytyy varaustyypin mukaan. Ratas helpottaa tehtävän avaamista, toisaalta voit avata tehtävän myös tupla klikkaamalla tehtävän kohdalta.




Jos tehtävälle ilmaantuu oranssi pallura ja huutomerkki, tarkista että:

  • asiakkaalla on voimassaoleva sopimus
  • varaustyyppi on oikea ja tehtävälle on aktivoitunu tuotteet keltaisella



Kun tehtävä on valmis muuttuu se vihreäksi, keskeneräinen tehtävä on rusehtava.