Rekisteriseloste laaditaan kaikista henkilörekistereistä. Siitä ilmenee, kuka on henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä. Selosteesta ilmenee myös, mitä henkilötietoja rekisterissä on, mihin niitä käytetään ja minne tietoja säännönmukaisesti luovutetaan sekä tietojen suojauksen periaatteet.
Rekisterinpitäjänä toimii palveluyksikkö, eli esimerkiksi hoitokoti joka käyttää DomaCare-toiminnanohjausjärjestelmää. Rekisteriselosteen tekee näin ollen myös rekisterinpitäjä. Invian Oy tarjoaa palveluyksiköitä varten tietosuojavaltuutetun toimittaman rekisteriselostepohjan, johon on täytetty esimerkkitiedot DomaCarea käyttävälle palveluyksikölle. Palveluyksikön tulee kuitenkin täydentää rekisteriselosteeseen omat tietonsa ja muokata tarvittaessa valmiit tiedot omaan organisaatioonne sopivaksi.
Esitäytetyn rekisteriselosteen löydät täältä (doc-tiedosto).
Tietosuojavaltuutetun toimittaman ohjeistuksen rekisteriselosteesta löydät täältä.
Tietosuojavaltuutetun toimittaman rekisteriselosteen täyttöohjeen löydät täältä (pdf-tiedosto).
LISÄOHJEITA ERI KOHTIEN TÄYTTÄMISEEN
Yleisohjeena katso yllä linkattu rekisteriselosteen täyttöohje.
Kohdat 1-2: Täytä näihin yleisohjeen mukaan organisaatiosi tiedot ja yhteyshenkilö
Kohta 3: Rekisterin nimi voi olla DomaCare –asiakastietojärjestelmä. Se voi myös olla joku kuvaavampi nimi, kuten ”Hoitokodin asiakasrekisteri” tms.
Kohta 4: Muokkaa tätä kohtaa sen mukaan, mitä DomaCare:n ominaisuuksia on organisaationne käytössä ja mitkä ovat järjestelmän pääasialliset käyttötarkoitukset.
Kohta 5: Poista tästä kohdasta ne tiedot, joita organisaationne ei tallenna DomaCarella. Voit lisätä muota tietoja, joita tallennetaan esim. teille räätälöityjen lomakkeiden avulla.
Kohta 6: Tämä on esimerkkiteksti. Voit muokata sen organisaatioonne sopivaksi.
Kohta 7: Jos käytössänne ei ole taloushallintaosiota, voit poistaa siihen liittyvät kohdat. Lisäksi tähän kohtaan tulee lisätä yleisohjeen mukaan muut tahot, joille tietoja luovutetaan säännöllisesti, vaikka se ei tapahtuisikaan automaattisia rajapintoja käyttäen.
Kohta 8: DomaCare-ohjelmisto ei siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos kuitenkin organisaatiossanne siirrätte muista syistä tietoja em. alueen ulkopuolelle, kirjoita siitä selvitys tähän kohtaan.
Kohta 9: Muokkaa A-kohta (manuaalinen aineisto) vastaamaan käytäntöjänne. B-kohta on kirjoitettu valmiiksi DomaCaren osalta. Täydennä siihen organisaationne nimi pääkäyttäjäksi.
Lisätietoja Invian Oy:n käyttämän palvelinkeskuksen tietoturvasta löydät täältä.